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Microsoft 365 y Google Workspace
Copia de seguridad de Microsoft 365: lo que debe saber
Microsoft garantiza la disponibilidad de Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams. Volver al estado de un buzón o de un sitio de hace tres semanas, tras una eliminación, una cuenta comprometida o una retención mal configurada, sigue siendo responsabilidad del cliente. Las suscripciones habituales no ofrecen esa copia independiente.
Lo esencial
- Microsoft garantiza el servicio, no la vuelta atrás de sus datos: la redundancia también replica las eliminaciones.
- Las redes de seguridad incluidas son cortas: 14 días por defecto (30 como máximo) para un mensaje eliminado definitivamente en Exchange Online, 93 días para las papeleras de SharePoint y OneDrive.
- Microsoft 365 Backup es un producto de pago independiente, facturado por volumen, cuyas copias permanecen en la nube de Microsoft.
- Alcance mínimo para una pyme: buzones nominativos y compartidos, OneDrive y sitios de SharePoint (y, por tanto, los archivos de Teams).
Dos responsabilidades
Microsoft se compromete con la infraestructura: centros redundantes, integridad de la plataforma y continuidad del servicio en caso de avería en sus instalaciones. El cliente administra las cuentas, los permisos, las directivas de retención y las aplicaciones de terceros. Un administrador, o alguien que le haya robado el acceso, puede eliminar un buzón, vaciar un sitio o crear una regla que reenvíe el correo al exterior. La redundancia de Microsoft replica ese estado. No lo revierte por usted.
Es el mismo reparto que en un servidor: el fabricante garantiza el disco RAID, no sus archivos borrados.
| Quién se encarga de qué | Microsoft | El cliente |
|---|---|---|
| Disponibilidad del servicio, centros de datos | Sí | No |
| Cuentas, permisos, autenticación multifactor | No | Sí |
| Configuración de retenciones y papeleras | Proporciona la herramienta | Configura y verifica |
| Vuelta al estado de una fecha elegida, fuera del tenant | No (salvo producto de pago, en su nube) | Sí, mediante una copia de seguridad |
Lo que realmente hacen las herramientas incluidas
- Papeleras y elementos recuperables. Permiten recuperar una eliminación reciente. En Exchange Online, un mensaje eliminado definitivamente sigue siendo recuperable durante 14 días por defecto; el administrador puede ampliar este plazo hasta un máximo de 30 días. En SharePoint y OneDrive, un elemento eliminado permanece 93 días en las papeleras; después, Microsoft conserva 14 días de copias internas, que solo pueden restaurarse mediante una solicitud al soporte y para una colección de sitios o un subsitio completo.
- Directivas de retención y conservación inalterable (litigation hold). Impiden, dentro del tenant, la desaparición de determinados mensajes. Sirven para una auditoría o un litigio. Siguen bajo la autoridad de los administradores del tenant y no restauran un sitio de SharePoint «tal como estaba el martes».
- Versiones de archivos de OneDrive y SharePoint. Útiles para un documento sobrescrito. Limitadas en número y duración, e inútiles si se elimina la biblioteca entera más allá de la papelera.
- Microsoft 365 Backup, producto de pago independiente, facturado por consumo según el volumen protegido. Realiza copias de Exchange Online, OneDrive y SharePoint, con puntos de restauración frecuentes y una conservación configurable de tres meses a dos años. Microsoft precisa que los datos no salen de su perímetro de confianza de Microsoft 365. No está incluido en Business Standard ni en E3. Encontrará el detalle en ¿Incluye realmente Microsoft 365 una copia de seguridad?.
Lo que aporta una verdadera copia de seguridad
Una copia fuera del tenant, con la frecuencia elegida (es el RPO), conservada N días, restaurable en un buzón de prueba e, idealmente, imposible de eliminar durante el periodo de protección contra ransomware. Cubre el error, la cuenta robada y el caso en que no se quiere que la única copia dependa del mismo administrador y del mismo proveedor.
Es la aplicación a la nube de un principio que la ANSSI, la agencia nacional de ciberseguridad de Francia, establece para todo sistema de información: varias copias distintas, en soportes diferentes, una de ellas sin conexión, y una infraestructura de copia de seguridad que no comparta la autenticación del entorno de producción.
No exime de la autenticación multifactor en las cuentas de administrador ni de la vigilancia de las reglas de reenvío.
Alcance mínimo para una pyme
Buzones de las personas, buzones compartidos, OneDrive y sitios de SharePoint (y, por tanto, los archivos de Teams). Olvidar los buzones compartidos es el error más habitual, porque la factura y el inventario se basan en los usuarios nominativos.
Lista de comprobación antes de firmar:
- Lista de buzones, incluidos los compartidos y los de antiguos empleados que deban conservarse.
- Lista de los sitios de SharePoint y de los equipos de Teams realmente utilizados.
- Frecuencia y duración de conservación por escrito.
- Lugar de almacenamiento de las copias y quién puede eliminarlas.
- Fecha de la primera prueba de restauración.
En WeDoBack
WeDoBack protege Microsoft 365 para el correo, los calendarios y los contactos, con un agente por dirección de correo electrónico, más el almacenamiento del volumen, en SMART o en INTEGRAL. Las copias se cifran antes del envío, con una clave en poder del cliente, y se conservan fuera del tenant, en servidores dedicados a la copia de seguridad. SharePoint y OneDrive también están cubiertos, con el mismo cifrado y la misma clave en poder del cliente. Las páginas correo electrónico y SharePoint y OneDrive detallan cada tema, ya que no se restauran de la misma manera.
Preguntas frecuentes
¿No hace Microsoft ya una copia de seguridad de mis datos?
Microsoft replica los datos para mantener el servicio. También conserva los elementos eliminados durante un tiempo limitado: 14 días por defecto en Exchange Online y 93 días en las papeleras de SharePoint. Pasado ese plazo, o tras una purga, ya no hay nada que restaurar, salvo que haya contratado Microsoft 365 Backup o una copia de seguridad de un tercero.
¿Basta con la licencia E5?
No. E5 añade funciones de seguridad y cumplimiento normativo (retención, eDiscovery). Estas funciones conservan ciertos contenidos dentro del tenant, bajo la autoridad de sus administradores. No constituyen una copia fechada, restaurable a una fecha elegida y situada fuera del tenant.
¿Qué buzones se olvidan con más frecuencia?
Los buzones compartidos, como contabilidad@ o contacto@. No siempre tienen licencia, y los inventarios se basan en los usuarios nominativos. Sin embargo, suelen ser los más útiles para la empresa.
Para saber más
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- Overview of Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- SharePoint data deletion in Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Copia de seguridad de los sistemas de información: los fundamentos (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 de noviembre de 2025, en francés) — ANSSI (agencia francesa)
- Ofertas y precios — WeDoBack
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