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Microsoft 365 y Google Workspace
¿Hay que hacer copia de seguridad de Google Workspace?
Sí, en cuanto Gmail o Drive contengan intercambios o documentos que usted no sabría rehacer. La solidez de los centros de datos de Google protege frente a una avería de Google. No protege frente a un empleado, un administrador o un atacante que elimina, cifra a través de un equipo sincronizado o exfiltra datos.
Lo esencial
- Pasados 30 días de papelera y 25 días de restauración por el administrador, un correo o un archivo eliminado se purga.
- Una cuenta eliminada solo puede restaurarse durante 20 días.
- Vault sirve para el cumplimiento normativo; Google precisa que no está diseñado como herramienta de copia de seguridad.
- Decisión mínima: Gmail (personas y buzones de grupo) y unidades compartidas.
Cuándo la respuesta es claramente sí
- El correo del dominio está en Google y por él pasan pedidos, documentos contractuales o expedientes de clientes.
- Las unidades compartidas son, en la práctica, el servidor de archivos.
- Varias personas tienen el rol de administrador, o lo tiene un proveedor externo.
- Nadie sabría decir hoy cómo recuperar una carpeta desaparecida hace seis semanas. Con las herramientas de Google por sí solas, pasados 30 días de papelera y 25 días de restauración por el administrador, ya no es posible.
Cuándo se puede reducir el alcance
- Cuentas de prueba o listas sin archivo útil: se excluyen por escrito.
- Una herramienta de negocio que ya es la fuente, y Google solo sirve de borrador: se protege la herramienta de negocio y se asume la pérdida de los borradores.
- Vault está activado para un litigio concreto: se mantiene para ese uso y, aun así, se hace copia de seguridad si se quiere una copia fuera del dominio. Una cosa no anula la otra.
Qué se compara
El coste de una copia diaria fuera del dominio, durante uno a tres meses, frente al coste de una semana con el buzón contact@ vacío o con la unidad compartida del despacho, de la oficina o del taller borrada. El segundo coste es casi siempre más alto, y llega un viernes.
| Herramienta | Lo que aporta | Lo que no aporta |
|---|---|---|
| Papelera (30 días) y después restauración por el administrador (25 días) | Recuperar una eliminación reciente | Una carpeta perdida hace dos meses |
| Restauración de cuenta (20 días) | Anular la eliminación de una cuenta | Una cuenta eliminada hace un mes |
| Google Vault | Conservar y buscar para un litigio | Una copia de seguridad: Google precisa que no está diseñado para ello |
| Copia de seguridad fuera del dominio | Restaurar a una fecha elegida, con otro responsable | El cumplimiento eDiscovery |
Contratar una edición de Workspace más cara para «tener Vault» mejora el cumplimiento normativo. No crea una restauración libre, fechada y en manos de un tercero.
Decisión mínima
Si solo hace una cosa: haga copia de seguridad de Gmail (personas y buzones de grupo) y de las unidades compartidas. La unidad «Mi unidad» de cada empleado viene después, sobre todo la de quienes no usan las unidades compartidas y lo guardan todo en su espacio personal. Fije también el plazo de conservación: el RGPD prohíbe conservar datos personales de forma indefinida.
En WeDoBack
Las dos decisiones, «proteger Gmail, Calendar y Contactos» y «proteger Drive», se ejecutan en WeDoBack: un agente por dirección, almacenamiento SMART o INTEGRAL, copia cifrada fuera de Google y clave en poder del cliente. Sea cual sea el proveedor, haga constar en el presupuesto la lista de servicios y de unidades cubiertos: es la que comprobará en la primera prueba de restauración.
Preguntas frecuentes
Nuestros datos están en Google, ¿no tienen ya una copia de seguridad?
Están replicados: una avería de hardware en Google no los hace desaparecer. Pero una eliminación realizada por un usuario o un administrador también se replica. Tras 30 días en la papelera y 25 días de restauración por el administrador, Google purga el elemento de forma definitiva.
¿Basta con una edición que incluya Vault?
Para el cumplimiento normativo, Vault es útil. Para retomar el trabajo, no: las preguntas frecuentes de Google Vault indican que no está diseñado como herramienta de copia de seguridad ni de archivo. Muchas empresas necesitan ambas cosas.
¿Cuánto tiempo conservar una copia de seguridad de Google Workspace?
De uno a tres meses cubren la mayoría de los errores y de los ataques descubiertos tarde. Más allá, hace falta un motivo empresarial o legal. El RGPD (artículo 5) prohíbe conservar datos personales de forma indefinida, como recuerdan las autoridades de protección de datos (la CNIL en Francia, por ejemplo), y los buzones de correo están llenos de ellos.
Para saber más
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- Preguntas frecuentes de Google Vault — Ayuda de Google Vault
- Restaurar el correo eliminado de forma permanente de un usuario — Ayuda de la consola de administración de Google Workspace
- Recuperar archivos y carpetas eliminados de usuarios de Drive — Ayuda de la consola de administración de Google Workspace
- Restaurar un usuario eliminado recientemente — Ayuda de la consola de administración de Google Workspace
- ¿Debo fijar un plazo de conservación de los datos en mi fichero? — CNIL (autoridad francesa de protección de datos)
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