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Microsoft 365 e Google Workspace
Come eseguire il backup delle email di Microsoft 365?
Il backup delle email di Microsoft 365 si esegue copiando Exchange Online, casella per casella, verso uno storage che non è il tenant, con più date disponibili. Esportare manualmente un PST di tanto in tanto non è un backup: è una fotografia già superata il giorno dopo, spesso dimenticata su una postazione.
In sintesi
- Includere le caselle condivise (contabilita@, info@): non sempre hanno una licenza e sfuggono agli inventari.
- Frequenza almeno giornaliera: l’intervallo tra due copie è il vostro RPO.
- Il cestino di Exchange conserva un messaggio eliminato definitivamente 14 giorni per impostazione predefinita, 30 al massimo: il backup inizia lì.
- Strumento collegato tramite un’applicazione con permessi limitati, mai tramite un account «amministratore globale».
- Ripristino di prova verso un’altra casella due volte l’anno, cronometrato.
Quali caselle
- Tutte le caselle utente che ricevono lavoro reale.
- Le caselle condivise (
contabilita@,info@,support@). Non sempre hanno una licenza, e gli inventari le dimenticano. - Le caselle delle risorse solo se il loro contenuto ha un valore (raro).
- Gli ex dipendenti, per il periodo in cui la loro posta deve restare consultabile, poi interruzione esplicita per non conservare dati personali senza motivo. Microsoft consente di ripristinare un account eliminato, casella compresa, solo per 30 giorni.
Calendari e contatti seguono in genere la stessa casella. Coprirli evita di ripristinare messaggi i cui appuntamenti sono scomparsi.
Le impostazioni che contano
- Frequenza. Una volta al giorno è il minimo. Ogni poche ore se la posta è il canale degli ordini. L’intervallo è l’RPO: un incidente alle 17:00 con una copia delle 22:00 del giorno prima fa perdere la giornata. Per stabilirla, chiedetevi quanto costerebbe la perdita di un giorno, di una settimana o di un mese: di fronte a un ransomware, ricorda No More Ransom (Europol e partner), il backup è spesso l’unica soluzione.
- Conservazione. Da 30 a 90 giorni coprono l’errore e una compromissione scoperta in ritardo. Oltre, serve un motivo preciso (contenzioso in corso, obbligo di settore). La conservazione Microsoft nel tenant può coesistere: non sostituisce queste date presso un terzo.
- Permessi dello strumento. Un’applicazione registrata in Entra ID, permessi limitati alla lettura delle caselle, consenso dell’amministratore, segreto protetto, autenticazione forte sugli amministratori. Non un account «amministratore globale» la cui password si trova in un file. L’ANSSI, l’agenzia nazionale francese per la cybersicurezza, raccomanda più in generale che l’infrastruttura di backup non utilizzi l’autenticazione della produzione.
- Immutabilità della copia durante la finestra anti-ransomware, affinché un amministratore compromesso non svuoti anche il backup.
- Ripristino di prova verso un’altra casella, due volte l’anno: una cartella, un allegato aperto, un calendario. Misurare il tempo. L’ANSSI chiede che i backup siano testati regolarmente e che sia redatta una procedura di ripristino.
Cosa consente il cestino, per non sopravvalutarlo
Un messaggio eliminato passa prima in «Posta eliminata». Se viene eliminato definitivamente (cestino svuotato, Maiusc+Canc), Exchange Online lo sposta nella cartella Elementi ripristinabili e lo conserva 14 giorni per impostazione predefinita. L’amministratore può portare questo termine a 30 giorni al massimo, casella per casella. Trascorso questo termine, o dopo un’eliminazione volontaria, il cestino non restituisce più il messaggio. Non protegge nemmeno da un attaccante che dispone dei permessi di eliminazione definitiva.
| Esigenza | Cestino di Exchange | Backup fuori dal tenant |
|---|---|---|
| Messaggio eliminato ieri | Sì | Sì |
| Cartella eliminata definitivamente sei settimane fa | No (30 giorni al massimo) | Sì, in base alla conservazione scelta |
| Casella svuotata da un amministratore compromesso | No | Sì, se la copia è protetta |
| Ripristinare verso una casella di controllo | No | Sì |
Ripristinare il giorno in cui serve
- Chiudere le sessioni dell’account interessato e rimuovere le regole di inoltro sospette. Ripristinare senza farlo significa riempire una casella che perde dati.
- Scegliere la data precedente all’incidente.
- Ripristinare la cartella o la casella verso una posizione di controllo, poi verso la produzione.
- Informare l’utente di ciò che è andato perso tra quella data e la scoperta (l’RPO).
La procedura completa passo per passo è in Una casella email è stata svuotata o violata.
Con WeDoBack
Le email di Microsoft 365, così come calendari e contatti, rientrano nel perimetro pubblicato. La fatturazione prevede un agente per indirizzo, più il volume di storage, con l’offerta SMART o INTEGRAL. La copia è cifrata alla fonte, con la chiave detenuta dal cliente, e ospitata fuori dal tenant. L’installazione si effettua dalla console o con un tecnico (45 € IVA esclusa all’ora). WeDoBack non impone un RPO: è pari alla frequenza impostata. L’assistenza risponde al +33 9 72 50 78 28, dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 17:30 (ora di Parigi).
Domande frequenti
Un export PST regolare è sufficiente?
Raramente. L’export è manuale, quindi viene dimenticato. Resta spesso su una postazione o su un disco, esposto allo stesso ransomware della produzione. Non offre più date di ripristino e non copre le nuove caselle.
Occorre eseguire il backup delle caselle degli ex dipendenti?
Sì, per il periodo in cui la loro posta deve restare consultabile. Microsoft consente di ripristinare un account eliminato, con la sua casella, solo per 30 giorni. In seguito, interrompete esplicitamente il backup per non conservare dati personali senza motivo.
Cosa fare per prima cosa se una casella è stata svuotata da un attaccante?
Chiudere le sessioni dell’account ed eliminare le regole di inoltro sospette, prima di qualsiasi ripristino. Altrimenti si riempie una casella che perde dati. Solo dopo, scegliete una copia precedente all’incidente.
Per approfondire
Fonti
Documenti consultati a ottobre 2026.
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- Restore a user — Microsoft Learn
- Sauvegarde des systèmes d’information – Les fondamentaux (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 novembre 2025) — ANSSI (agenzia francese per la cybersicurezza)
- The No More Ransom Project — Europol e partner
- Offerte e prezzi — WeDoBack
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