Varmuuskopioinnin ja tietosuojan asiantuntijanne!Tarpeisiinne räätälöity ratkaisu
Etusivu›Oppaat›Tietojen varmuuskopiointi
Tietojen varmuuskopiointi
Miten Microsoft 365 varmuuskopioidaan?
Microsoft 365 varmuuskopioidaan kopioimalla säännöllisesti Exchange-postilaatikot, OneDrive ja SharePoint vuokraajan (tenant) ulkopuolelle useaan palautusajankohtaan. Microsoftin roskakorit, säilytys ja oikeudellinen pito ovat edelleen hyödyllisiä, mutta ne sijaitsevat samassa vuokraajassa ja niiden aikarajat ovat lyhyitä: ne eivät ole tällainen kopio.
Tärkeimmät asiat
- Exchange Online säilyttää pysyvästi poistetut kohteet oletuksena 14 päivää, enintään 30 päivää.
- Poistetun käyttäjän voi palauttaa 30 päivän ajan; sen jälkeen tili ja postilaatikko menetetään.
- Sisällyttäkää mukaan Exchange, OneDrive, SharePoint ja Teams sekä jaetut postilaatikot.
- Yhdistäkää työkalu erillisellä sovelluksella vähimmäisoikeuksin, ei yleisellä järjestelmänvalvojalla.
- Tehkää koepalautus yhdelle postilaatikolle ja yhdelle sivustolle neljännesvuosittain.
Mitä Microsoft säilyttää ja kuinka kauan
Tarkemmin siitä, mitä tilaukseen sisältyy ja mitä ei, kerrotaan oppaassa Sisältyykö Microsoft 365:een todella varmuuskopiointi?. Tämä sivu kuvaa menetelmän. Huomioikaa Microsoftin dokumentoimat sisäänrakennetut aikarajat:
| Tilanne | Sisäänrakennettu palautusaika |
|---|---|
| Exchange Online -postilaatikosta pysyvästi poistettu kohde | Oletuksena 14 päivää, enintään 30 päivää |
| Poistettu käyttäjätili (postilaatikkoineen) | 30 päivää |
| Poistetun käyttäjän OneDrive | Oletuksena 30 päivää (säädettävissä), sitten 93 päivää roskakorissa |
Nämä aikarajat riittävät samana päivänä huomattuun virheeseen. Ne eivät kata kuukauden kuluttua havaittua tietomurtoa eivätkä poistoa, jonka on tehnyt ylläpitäjä, jonka tunnukset on varastettu.
Mitä on sisällytettävä
- Exchange Online: viestit, kansiot, kalenterit, yhteystiedot. Murretun tilin poistama tai tyhjentämä postilaatikko on yleisin tapaus.
- OneDrive: käyttäjien tiedostot. Microsoftin versionhallinnalla on aika- ja versiomäärärajat.
- SharePoint ja Teams (Teamsin tiedostot ovat SharePointissa): tiimisivustot, kirjastot. Yhteinen työ on usein juuri siellä.
- Jaetut postilaatikot ja resurssipostilaatikot, ei vain henkilökohtaisia käyttäjiä.
Sovellukset, jotka tallentavat tietonsa muualle kuin näihin kolmeen palveluun (eräät vuokraajan kolmannen osapuolen sovellukset), eivät kuulu yleisen ”Microsoft 365” -varmuuskopion piiriin. Ne on tunnistettava.
Menetelmä
- Inventoikaa postilaatikot ja sivustot, myös alle kolmekymmentä päivää sitten lähteneiden tilit ja jaot.
- Valitkaa työkalu, joka yhdistää Microsoftin ohjelmointirajapintoihin erillisellä sovelluksella, vähimmäisoikeuksin ja vahvalla tunnistautumisella suojattuna. Välttäkää yleistä järjestelmänvalvojan tiliä, jonka salasana lojuu jossakin skriptissä.
- Määrittäkää tiheys. Kerran päivässä riittää monelle pk-yritykselle. Johdon tai aktiivisen myynnin postilaatikoille voi olla perusteltua tehdä useita ajoja päivässä. Tämä tiheys on sähköpostin RPO.
- Määrittäkää säilytysaika. Kolmestakymmenestä yhdeksäänkymmeneen päivää kattaa virheet ja suuren osan tietomurroista. Pidempään säilyttäkää vain se, minkä liiketoimintasääntö perustelee: GDPR koskee myös varmuuskopioituja postilaatikoita.
- Säilyttäkää kopio vuokraajan ulkopuolella salattuna, mieluiten muuttumattomana kiristyshaittaohjelmilta suojaavan jakson ajan. CNIL, Ranskan tietosuojaviranomainen, suosittelee suojaamaan varmuuskopiot samalla turvallisuustasolla kuin alkuperäiset tiedot.
- Tehkää koepalautus: yksi postilaatikko testipostilaatikkoon, yksi OneDrive-kansio, yksi sivusto. Vähintään kerran neljännesvuodessa.
Ensimmäinen ajo kopioi kaiken historian, jonka työkalu pystyy lukemaan. Se kestää kauan. Seuraavat ajot kopioivat vain muutokset.
Ennen kuin poistatte lähtevän työntekijän tilin, varmistakaa, että hänen postilaatikkonsa ja OneDrivensa ovat varmuuskopiossa: 30 päivän jälkeen Microsoft ei enää salli käyttäjän palauttamista.
Yleiset virheet
- Otetaan käyttöön Microsoftin säilytyskäytäntö ja oletetaan, että ”kaikki on varmuuskopioitu”. Säilytys estää tietyt poistot vuokraajassa. Se ei luo itsenäistä kopiota.
- Jaetut postilaatikot unohtuvat.
- Työkalulle annetaan pysyvä yleisen järjestelmänvalvojan rooli.
- Palautusta ei koskaan testata, ja sitten huomataan, että rajapintasovelluksen oikeudet on peruttu puoli vuotta sitten.
WeDoBackissa
Microsoft 365 kuuluu palvelun piiriin: sähköpostit, kalenterit, yhteystiedot sekä SharePoint ja OneDrive. Julkinen hinnasto edellyttää yhden agentin sähköpostiosoitetta kohden sekä säilytettävää tietomäärää vastaavan SMART– tai INTEGRAL-tallennustilan. Salaus tehdään ennen lähettämistä, avain pysyy asiakkaalla, ja kopiot säilytetään vuokraajan ulkopuolella varmuuskopiointiin varatuilla palvelimilla. Varmuuskopioita valvotaan ympäri vuorokauden. Asennus tehdään konsolista tai teknikon käyttöönottotuella (45 € (alv 0 %) tunnilta). Tuki vastaa numerossa +33 9 72 50 78 28 klo 9–13 ja 14–17.30 (Pariisin aikaa).
Usein kysytyt kysymykset
Eikö Microsoft jo varmuuskopioi tietojani?
Microsoft vastaa palvelunsa saatavuudesta ja konesaliensa kahdennuksesta. Vakiotilaukseen ei kuulu itsenäistä kopiota, jonka voisitte palauttaa valitsemanne ajankohdan tilaan. Sisäänrakennetut palautusajat ovat lyhyitä: oletuksena 14 päivää postilaatikosta poistetuille kohteille ja 30 päivää poistetulle käyttäjälle.
Riittääkö Microsoft Purviewin säilytyskäytäntö?
Se estää tietyt pysyvät poistot vuokraajassa ja palvelee vaatimustenmukaisuutta. Tiedot pysyvät samassa vuokraajassa samojen ylläpitäjien hallinnassa, eikä postilaatikon tai sivuston massapalautus tiettyyn ajankohtaan ole sen tarkoitus. Se on täydennäs, ei ulkoinen kopio.
Kuinka kauan lähteneen työntekijän postilaatikon varmuuskopiota säilytetään?
Niin kauan kuin liiketoiminnan tarve tai velvoite edellyttää, ei loputtomasti: postilaatikot sisältävät henkilötietoja, joihin sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Muistakaa myös varmuuskopioida postilaatikko ennen tilin poistamista: Microsoft sallii poistetun käyttäjän palauttamisen vain 30 päivän ajan.
Lue lisää
Lähteet
Asiakirjat tarkistettu lokakuussa 2026.
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- Restore a user — Microsoft Learn
- OneDrive retention and deletion — Microsoft Learn
- Tietoturva: varmuuskopiointi (ranskaksi) — CNIL (Ranskan viranomainen)
- Palvelut ja hinnat — WeDoBack
Onko teillä varmuuskopiointi-, DRP- tai BCP-hanke?
Yli 20 vuoden kokemus yritysten tietojen suojaamisesta.
Pyytäkää tarjous+33 9 72 50 78 28Suojatkaa tietonne WeDoBackin avulla
Salattu ulkoinen varmuuskopiointi, muuttumaton tallennus, toipumissuunnitelma (DRP) ja jatkuvuussuunnitelma (BCP): kertokaa meille palvelimistanne, niin ehdotamme teille sopivan kokonaisuuden.