Varmuuskopioinnin ja tietosuojan asiantuntijanne!Tarpeisiinne räätälöity ratkaisu
Etusivu›Oppaat›Microsoft 365 ja Google Workspace
Microsoft 365 ja Google Workspace
Pitääkö Microsoft 365 varmuuskopioida?
Kyllä, jos Microsoft 365:ssä olevia viestejä tai tiedostoja ei voisi koota uudelleen poiston, kaapatun tilin tai liian lyhyen säilytysajan jälkeen. Näin on lähes kaikissa pk-yrityksissä, joiden sähköposti ja tiimien kansiot ovat tässä vuokraajaympäristössä. Ei, vain jos jokin toinen järjestelmä jo sisältää täydellisen, testatun historiallisen kopion, mikä on harvinaista.
Tärkeimmät asiat
- Microsoftin turvaverkot kestävät päiviä tai viikkoja: 14–30 päivää tyhjennetylle viestille, 30 päivää poistetun tilin palauttamiseen ja 93 päivää SharePointin roskakoreille.
- Kaapattu ylläpitäjätili voi tyhjentää postilaatikoita ja sivustoja: redundanssi kopioi tuhon.
- Jonkin osan (testiympäristö, jakelulista) jättäminen varmuuskopioinnin ulkopuolelle on hyväksyttävää, jos se on kirjattu.
- Tavallinen asetus: päivittäinen kopio, säilytys 30–90 päivää; säilytysaika on perusteltava GDPR:n kannalta.
Tilanteet, joissa varmuuskopion puuttuminen kostautuu
- Työntekijä poistaa kansion, tyhjentää roskakorin, ja tarve ilmenee uudelleen kaksi kuukautta myöhemmin. Exchange Online säilyttää pysyvästi poistetun viestin oletuksena vain 14 päivää, enintään 30.
- Ylläpitäjätili kaapataan. Hyökkääjä tyhjentää postilaatikoita, asettaa edelleenlähetyksiä ja poistaa sivustoja.
- Säilytyskäytäntö on määritetty liian aggressiiviseksi ja poistaa enemmän kuin oli tarkoitus.
- Lähteneen työntekijän tili poistetaan, ja 30 päivän ikkuna, jonka aikana Microsoft sallii sen palauttamisen postilaatikkoineen, ehtii umpeutua.
- Kiristyshaittaohjelma salaa synkronoidut tiedostot (OneDrive, SharePoint työaseman kautta), eikä versiohistoria enää riitä.
Jokaisessa näistä tapauksista Microsoft pitää palvelun käynnissä. Liiketoiminnan tiedot sen sijaan puuttuvat.
| Tilanne | Microsoftin sisältyvä turvaverkko | Tämän ajan jälkeen |
|---|---|---|
| Viesti tyhjennetty postilaatikosta | Oletuksena 14 päivää, säädettävissä 30 päivään | Menetetty |
| Käyttäjätili poistettu | 30 päivää | Tili ja postilaatikko menetetty |
| SharePoint-tiedosto tai -sivusto poistettu | 93 päivää roskakoreissa, sitten 14 päivää tuen kautta | Menetetty |
| Kaapatun ylläpitäjän tekemä tyhjennys | Ei mitään edellä mainittujen aikojen jälkeen | Menetetty |
Tilanteet, joissa jonkin osan voi jättää varmuuskopioimatta
- Jakelulistan postilaatikko, jonka historialla ei ole merkitystä.
- Pelkästään keskusteluun käytetyt Teams-tiimit, jos on kirjattu, että nämä keskustelut eivät ole osa yrityksen muistia. Tiedostojen on silti oltava suojattuja.
- Testiympäristö.
Päätös jättää jotain varmuuskopioimatta on hyväksyttävä, jos se on kirjattu. ”Katsotaan myöhemmin” ei ole päätös.
Mitä varmuuskopiointi maksaa
Hinta määräytyy postilaatikoiden määrän ja säilytetyn volyymin sekä historian pituuden mukaan. Päivittäinen varmuuskopio 30–90 päivän säilytyksellä on yleisin asetus. Pidempi säilytys on perusteltava liiketoiminnan tarpeella, ei pelolla: postilaatikot sisältävät henkilötietoja, eikä GDPR salli niiden säilyttämistä rajattomasti. Säilytysaika määritetään käyttötarkoituksen mukaan, ja sen jälkeen tiedot poistetaan.
Kun kustannusta verrataan viikon peruuttamattomasti menetettyyn sähköpostiin (vastaamatta jääneet asiakkaat, sopimusten liitteet, tilausketjut), valinta on helpompi kuin yksikköhinnan perusteella.
Mitä ei kannata ostaa sen tilalle
Ylempi Microsoft-lisenssi (esimerkiksi E5) tuo lisää tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta. Se ei vastaa vuokraajaympäristön ulkopuolista kopiota. Maksullinen Microsoft 365 Backup puolestaan on aito Exchange Onlinen, OneDriven ja SharePointin varmuuskopio, joka laskutetaan volyymin mukaan ja jonka tiedot Microsoftin mukaan pysyvät sen Microsoft 365 -ympäristössä. Se kattaa osan tarpeesta. Se ei vastaa toiveeseen pitää kopio toisen tahon hallussa, eikä varmuuskopioi palvelimia, jotka eivät ole Microsoft 365:ssä. Vertailu löytyy artikkelista Sisältääkö Microsoft 365 todella varmuuskopioinnin?.
WeDoBackilla
Microsoft 365:n sähköpostien, kalenterien ja yhteystietojen varmuuskopiointi kuuluu palveluun: yksi agentti osoitetta kohden sekä volyymin teratavut, SMART-palvelussa (49,99 € alv 0 %/Tt/kk, tuki laskutetaan toimeksiannoittain) tai INTEGRAL-palvelussa (100–65 € alv 0 %/Tt/kk volyymin mukaan, kaksi tuntia tukea kuukaudessa). Periaate on sama kuin palvelimelle: kopio poistuu alkuperäisestä ympäristöstä ja pysyy salattuna asiakkaan hallussa olevalla avaimella. Myös SharePoint ja OneDrive kuuluvat palveluun: yksi tarjous voi kattaa sähköpostit, tiedostot ja palvelimet samassa tallennusvolyymissa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan Microsoft säilyttää lähteneen työntekijän tilin?
Käyttäjän poistamisen jälkeen ylläpitäjällä on 30 päivää aikaa palauttaa tili ja sen tiedot postilaatikko mukaan lukien. Tämän jälkeen tiliä ja sen postilaatikkoa ei voi enää palauttaa tätä kautta. Siksi se, minkä on pysyttävä saatavilla, on päätettävä ennen poistoa: varmuuskopio tai säilytys vuokraajaympäristössä.
Kuinka kauan sähköpostin varmuuskopiot kannattaa säilyttää?
Kolmestakymmenestä yhdeksäänkymmeneen päivää kattaa useimmat virheet ja myöhän havaitut tietomurrot. Pidempi säilytys vaatii perusteen. Postilaatikot sisältävät henkilötietoja: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 5 artikla) kieltää säilyttämästä henkilöitä koskevia tietoja rajattomasti; säilytysajan on vastattava käyttötarkoitusta, kuten tietosuojaviranomaiset muistuttavat (esimerkiksi CNIL, Ranskan tietosuojaviranomainen).
Riittääkö Microsoft 365 Backup?
Se on aito Exchangen, OneDriven ja SharePointin varmuuskopio, maksullinen ja Microsoftin pilveen sijoitettu. Se vastaa tarpeeseen palata aiempaan tilaan. Se ei vastaa toiveeseen pitää kopio toisen tahon hallussa, eikä kata Microsoft 365:n ulkopuolisia palvelimia ja työasemia.
Lue lisää
Lähteet
Asiakirjat tarkistettu lokakuussa 2026.
- Restore a user — Microsoft Learn
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- SharePoint data deletion in Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Overview of Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Onko rekisterin tiedoille määritettävä säilytysaika? (ranskaksi) — CNIL (Ranskan tietosuojaviranomainen)
- Palvelut ja hinnat — WeDoBack
Onko teillä varmuuskopiointi-, DRP- tai BCP-hanke?
Yli 20 vuoden kokemus yritysten tietojen suojaamisesta.
Pyytäkää tarjous+33 9 72 50 78 28Suojatkaa tietonne WeDoBackin avulla
Salattu ulkoinen varmuuskopiointi, muuttumaton tallennus, toipumissuunnitelma (DRP) ja jatkuvuussuunnitelma (BCP): kertokaa meille palvelimistanne, niin ehdotamme teille sopivan kokonaisuuden.