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Microsoft 365 und Google Workspace
Muss man Microsoft 365 sichern?
Ja, wenn die Nachrichten oder Dateien in Microsoft 365 nach einer Löschung, einem kompromittierten Konto oder einer zu kurzen Aufbewahrung nicht rekonstruiert werden könnten. Das trifft auf fast alle KMU zu, deren E-Mails und Teamordner in diesem Tenant liegen. Nein, nur dann, wenn ein anderes System bereits eine vollständige, getestete historische Kopie besitzt, was selten ist.
Das Wichtigste
- Die Sicherheitsnetze von Microsoft halten Tage oder Wochen: 14 bis 30 Tage für eine endgültig gelöschte Nachricht, 30 Tage, um ein gelöschtes Konto wiederherzustellen, 93 Tage für die SharePoint-Papierkörbe.
- Ein gehacktes Administratorkonto kann Postfächer und Websites endgültig löschen: Die Redundanz repliziert die Zerstörung.
- Einen Teil nicht zu sichern (Test-Tenant, Verteilerliste) ist vertretbar, wenn es schriftlich festgehalten ist.
- Übliche Einstellung: tägliche Kopie, 30 bis 90 Tage aufbewahrt, wobei die Dauer im Hinblick auf die DSGVO zu begründen ist.
Fälle, in denen eine fehlende Sicherung teuer wird
- Ein Mitarbeiter löscht einen Ordner, leert den Papierkorb, und zwei Monate später wird der Inhalt wieder gebraucht. Exchange Online bewahrt eine endgültig gelöschte Nachricht standardmäßig nur 14 Tage auf, höchstens 30.
- Ein Administratorkonto wird gehackt. Der Angreifer löscht Postfächer endgültig, richtet Weiterleitungen ein und löscht Websites.
- Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist zu aggressiv eingestellt und löscht mehr als vorgesehen.
- Das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wird gelöscht und das 30-Tage-Fenster überschritten, in dem Microsoft die Wiederherstellung samt Postfach erlaubt.
- Eine Ransomware verschlüsselt die synchronisierten Dateien (OneDrive, SharePoint über den Arbeitsplatz), und die Versionen reichen nicht mehr aus.
In jedem dieser Fälle hält Microsoft den Dienst am Laufen. Es fehlen jedoch die Geschäftsdaten.
| Situation | Enthaltenes Microsoft-Sicherheitsnetz | Nach Ablauf dieser Frist |
|---|---|---|
| Nachricht endgültig aus dem Postfach gelöscht | Standardmäßig 14 Tage, einstellbar bis 30 | Verloren |
| Benutzerkonto gelöscht | 30 Tage | Konto und Postfach verloren |
| SharePoint-Datei oder -Website gelöscht | 93 Tage Papierkörbe, danach 14 Tage über den Support | Verloren |
| Endgültige Löschung durch einen kompromittierten Administrator | Keines über die oben genannten Fristen hinaus | Verloren |
Fälle, in denen man sich entscheiden kann, einen Teil nicht zu sichern
- Ein Postfach einer Verteilerliste ohne nützlichen Verlauf.
- Rein kommunikative Teams, sofern schriftlich festgehalten ist, dass diese Unterhaltungen kein Gedächtnis des Unternehmens sind. Die Dateien müssen allerdings trotzdem abgedeckt sein.
- Ein Test-Tenant.
Sich gegen eine Sicherung zu entscheiden ist vertretbar, wenn es schriftlich festgehalten ist. „Mal sehen“ ist keine Entscheidung.
Was es kostet
Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Postfächer und dem aufbewahrten Volumen sowie nach der Dauer des Verlaufs. Eine tägliche Sicherung über 30 bis 90 Tage ist die häufigste Einstellung. Eine längere Dauer lässt sich mit einem geschäftlichen Bedarf begründen, nicht mit Angst: Postfächer enthalten personenbezogene Daten, und die DSGVO verbietet ihre unbegrenzte Aufbewahrung. Die Dauer wird nach dem Zweck festgelegt, danach werden die Daten gelöscht.
Der Vergleich mit den Kosten einer Woche unwiederbringlicher E-Mails (unbeantwortete Kunden, Vertragsanhänge, Bestellverläufe) macht die Entscheidung einfacher als der Stückpreis.
Was man stattdessen nicht kaufen sollte
Eine höhere Microsoft-Lizenz (zum Beispiel E5) bringt mehr Sicherheit und Compliance. Sie ist keine Kopie außerhalb des Tenants. Das kostenpflichtige Angebot Microsoft 365 Backup hingegen ist eine echte Sicherung von Exchange Online, OneDrive und SharePoint, nach Volumen abgerechnet; Microsoft stellt klar, dass die Daten in seinem Microsoft-365-Bereich verbleiben. Es deckt einen Teil des Bedarfs ab. Es erfüllt nicht den Wunsch nach einer Kopie bei einem anderen Verantwortlichen und sichert keine Server, die nicht in Microsoft 365 liegen. Der Vergleich steht in Enthält Microsoft 365 wirklich eine Sicherung?.
Bei WeDoBack
Die Sicherung von E-Mails, Kalendern und Kontakten aus Microsoft 365 ist vorgesehen: ein Agent pro Adresse zuzüglich der Terabytes des Volumens, im Angebot SMART (49,99 € zzgl. MwSt./TB/Monat, Kundendienst pro Einsatz abgerechnet) oder INTEGRAL (je nach Volumen 100 € bis 65 € zzgl. MwSt./TB/Monat, zwei Stunden Support pro Monat). Das Prinzip ist dasselbe wie bei einem Server: Die Kopie verlässt die Ursprungsumgebung und bleibt mit einem Schlüssel verschlüsselt, den der Kunde besitzt. SharePoint und OneDrive sind ebenfalls abgedeckt: Ein Angebot kann E-Mails, Dateien und Server im selben Speichervolumen zusammenfassen.
Häufige Fragen
Wie lange bewahrt Microsoft das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters auf?
Nach dem Löschen eines Benutzers hat der Administrator 30 Tage Zeit, um das Konto und seine Daten einschließlich des Postfachs wiederherzustellen. Nach Ablauf dieser Frist lassen sich Konto und Postfach auf diesem Weg nicht mehr wiederherstellen. Was einsehbar bleiben soll, muss daher vor dem Löschen entschieden werden: Sicherung oder Aufbewahrung im Tenant.
Wie lange sollte man E-Mail-Sicherungen aufbewahren?
Dreißig bis neunzig Tage decken die meisten Fehler und spät entdeckten Kompromittierungen ab. Darüber hinaus braucht es einen Grund. Postfächer enthalten personenbezogene Daten: Die DSGVO (Artikel 5) verbietet es, Informationen über Personen unbegrenzt aufzubewahren; die Dauer muss sich nach dem Zweck richten, wie die Datenschutzbehörden betonen (zum Beispiel die CNIL, die französische Datenschutzbehörde).
Reicht Microsoft 365 Backup aus?
Es ist eine echte, kostenpflichtige Sicherung von Exchange, OneDrive und SharePoint, gehostet in der Microsoft-Cloud. Sie erfüllt den Bedarf, zu einem früheren Stand zurückzukehren. Sie erfüllt nicht den Wunsch nach einer Kopie bei einem anderen Verantwortlichen und deckt keine Server und Arbeitsplätze außerhalb von Microsoft 365 ab.
Weiterführende Ratgeber
Quellen
Dokumente eingesehen im Oktober 2026.
- Einen Benutzer wiederherstellen — Microsoft Learn
- Aufbewahrungsdauer endgültig gelöschter Elemente in einem Exchange-Online-Postfach ändern — Microsoft Learn
- Datenlöschung in SharePoint in Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Überblick über Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Muss ich eine Aufbewahrungsdauer für die Daten in meiner Datei festlegen? (auf Französisch) — CNIL (französische Behörde)
- Angebote und Preise — WeDoBack
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