Αντίγραφα ασφαλείας

Ποια η διαφορά μεταξύ αντιγράφου ασφαλείας και αρχειοθέτησης;

Το αντίγραφο ασφαλείας χρησιμεύει για να θέσετε ξανά σε λειτουργία ένα σύστημα ή να ανακτήσετε ένα πρόσφατο αρχείο. Η αρχειοθέτηση χρησιμεύει για να διατηρήσετε ένα έγγραφο, συχνά για χρόνια, στην κατάσταση στην οποία οριστικοποιήθηκε, για επιχειρησιακούς, λογιστικούς ή νομικούς λόγους. Οι δύο διαδικασίες δεν έχουν ούτε την ίδια διάρκεια ούτε τους ίδιους κανόνες.

Ενημέρωση: Οκτώβριος 20263 λεπτά ανάγνωσης5 πηγές

Τα βασικά

Αντίγραφο ασφαλείας: ιστορικό ημερών έως λίγων μηνών, για να συνεχίσετε τη δουλειά.
Αρχειοθέτηση: χρόνια, για συγκεκριμένα έγγραφα, που κανείς δεν πρέπει να μπορεί να τροποποιήσει.
Παραδείγματα προθεσμιών (Γαλλία): δέκα έτη για τα λογιστικά έγγραφα, έξι έτη για τα φορολογικά έγγραφα, πέντε έτη για τις μισθοδοτικές καταστάσεις.
Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) απαγορεύει να κρατάτε τα πάντα «για κάθε ενδεχόμενο»: η διάρκεια ακολουθεί τον σκοπό.
Ένα παλιό αντίγραφο ασφαλείας διακομιστή δεν είναι αξιοποιήσιμο αρχείο σε έναν έλεγχο.

Δύο ερωτήματα, δύο διάρκειες

	Επιχειρησιακό αντίγραφο ασφαλείας	Αρχειοθέτηση
Ερώτημα	Μπορώ να δουλέψω ξανά αύριο;	Μπορώ να βρω αυτό το έγγραφο σε πέντε ή δέκα χρόνια, αναλλοίωτο;
Περιεχόμενο	Συστήματα, βάσεις δεδομένων, ενεργά αρχεία, email	Οριστικοποιημένα έγγραφα: τιμολόγια, συμβάσεις, φάκελοι, αρχεία καταγραφής
Τυπική διάρκεια	Ημέρες έως λίγοι μήνες	Χρόνια, μερικές φορές καθορισμένα από νομοθετικό κείμενο
Τροποποίηση	Τα παλαιότερα σημεία αντικαθίστανται όταν γεμίσει ο χώρος	Η τροποποίηση και η διαγραφή αποκλείονται για την επιλεγμένη διάρκεια
Επαναφορά	Συχνή, μερικές φορές ενός μόνο αρχείου	Σπάνια, για έλεγχο, δικαστική διαφορά ή audit

Η ανάμειξη των δύο στον ίδιο χώρο οδηγεί σε διπλή αποτυχία. Η επιχειρησιακή προστασία γίνεται πολύ ακριβή αν διατηρείτε δέκα χρόνια καθημερινών αντιγράφων. Το αρχείο γίνεται άχρηστο αν ακολουθεί τον ίδιο κύκλο με τα νυχτερινά αντίγραφα ασφαλείας και διαγράφεται μαζί τους.

Άλλωστε η ANSSI, η γαλλική εθνική υπηρεσία κυβερνοασφάλειας, εξαιρεί από τον οδηγό της για τα αντίγραφα ασφαλείας τη νόμιμη αρχειοθέτηση, η οποία απαιτεί εγγύηση της αυθεντικότητας των δεδομένων: πρόκειται για δύο διαφορετικά θέματα.

Το αρχείο δεν είναι ένα παλιό αντίγραφο ασφαλείας

Ένα αντίγραφο ασφαλείας διακομιστή του 2019 περιέχει λειτουργικό σύστημα, κωδικούς πρόσβασης της εποχής και προσωρινά αρχεία. Είναι ογκώδες, δύσκολο να αναγνωστεί, και περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των οποίων τη διάρκεια διατήρησης ο ΓΚΠΔ ζητά να περιορίζεται. Ένα αρχείο τιμολογίων PDF, με χρονοσήμανση και μη τροποποιήσιμο, ανταποκρίνεται σε φορολογικό έλεγχο. Το αντίγραφο ασφαλείας του 2019 όχι.

Η αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία προσθέτει την ακεραιότητα: κανείς, ούτε καν ένας διαχειριστής, δεν πρέπει να μπορεί να αλλάξει το έγγραφο κατά τη διάρκεια διατήρησης. Αυτός είναι ο ρόλος μιας αποθήκευσης μίας εγγραφής (WORM) ή ενός αμετάβλητου αντιγράφου ασφαλείας.

Οι τρεις φάσεις των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Η CNIL, η γαλλική αρχή προστασίας δεδομένων, περιγράφει τον κύκλο ζωής ενός δεδομένου προσωπικού χαρακτήρα σε τρεις φάσεις:

Ενεργή βάση: το δεδομένο χρησιμοποιείται στην τρέχουσα επεξεργασία και παραμένει προσβάσιμο στις αρμόδιες ομάδες.
Ενδιάμεση αρχειοθέτηση: το δεδομένο δεν εξυπηρετεί πλέον τον αρχικό σκοπό, αλλά πρέπει να διατηρηθεί λόγω νομικής υποχρέωσης ή πιθανής δικαστικής διαφοράς. Η πρόσβαση περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, με φυσικό ή λογικό διαχωρισμό.
Οριστική αρχειοθέτηση ή διαγραφή: μόνο ορισμένες πληροφορίες διατηρούνται χωρίς χρονικό όριο, λόγω της ιστορικής τους αξίας· τα υπόλοιπα διαγράφονται.

Το επιχειρησιακό αντίγραφο ασφαλείας καλύπτει την ενεργή βάση. Η ενδιάμεση αρχειοθέτηση ανήκει σε χωριστό χώρο, με δική της διάρκεια.

Τι προβλέπουν τα νομοθετικά κείμενα: παραδείγματα από τη Γαλλία

Αυτές οι προθεσμίες αφορούν το έγγραφο, όχι τον αριθμό των νυχτερινών αντιγράφων ασφαλείας. Δεν υποκαθιστούν μια γνωμοδότηση προσαρμοσμένη στον κλάδο σας και στη χώρα σας.

Έγγραφο	Διάρκεια διατήρησης	Αφετηρία
Λογιστικά βιβλία και δικαιολογητικά (άρθρο L123-22 του γαλλικού Εμπορικού Κώδικα)	10 έτη	Κλείσιμο της χρήσης
Φορολογικά έγγραφα (φόρος εισοδήματος νομικών προσώπων, ΦΠΑ…)	6 έτη	Τελευταία πράξη
Συμβάσεις και εμπορική αλληλογραφία	5 έτη	Ανάλογα με το έγγραφο
Αντίγραφα μισθοδοτικών καταστάσεων (εργοδότης)	5 έτη	—
Φάκελος ασθενούς σε μονάδα υγείας (άρθρο R1112-7 του γαλλικού Κώδικα Δημόσιας Υγείας)	20 έτη	Τελευταία νοσηλεία ή τελευταία επίσκεψη

Για τον φάκελο ασθενούς, ο Ιατρικός Σύλλογος της Γαλλίας (Ordre des médecins) διευκρινίζει ειδικές περιπτώσεις: διατήρηση τουλάχιστον έως τα 28 έτη του ασθενούς, και δέκα έτη μετά από θάνατο που επήλθε λιγότερο από δέκα έτη μετά την τελευταία επίσκεψη.

Για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ο ΓΚΠΔ επιβάλλει διάρκεια συνδεδεμένη με τον σκοπό της επεξεργασίας. Το «κρατάμε τα πάντα για κάθε ενδεχόμενο» δεν αποτελεί νομική βάση: η CNIL υπενθυμίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν μπορούν να διατηρούνται επ’ αόριστον.

Πώς να αποφασίσετε

Καταγράψτε τα έγγραφα με αποδεικτική αξία και τη διάρκεια διατήρησής τους.
Βγάλτε τα από τον καθημερινό κύκλο αντιγράφων ασφαλείας και τοποθετήστε τα σε αμετάβλητο, κρυπτογραφημένο χώρο αποθήκευσης, με διάρκεια ίση με εκείνη της υποχρέωσης.
Διατηρήστε παράλληλα ένα σύντομο ιστορικό (ημέρες, εβδομάδες, λίγους μήνες) για βλάβες και λάθη.
Προβλέψτε πώς θα διαβάσετε το αρχείο σε δέκα χρόνια: μορφή αρχείου, λογισμικό, κλειδί κρυπτογράφησης. Ένα αρχείο που δεν διαβάζεται δεν είναι αρχείο.

Στη WeDoBack

Η προσφορά αντιγράφων ασφαλείας (SMART ή INTEGRAL) καλύπτει το επιχειρησιακό ιστορικό: η διατήρηση ρυθμίζεται ανάλογα με τον όγκο που έχετε επιλέξει. Η προσφορά ΑΜΕΤΑΒΛΗΤΟ είναι αποθήκευση WORM: τα δεδομένα δεν μπορούν ούτε να τροποποιηθούν ούτε να διαγραφούν για την επιλεγμένη διάρκεια, έως δέκα έτη. Η δημόσια τιμή είναι 20 € χωρίς ΦΠΑ ανά 100 GB τον μήνα, συν ένα agent ανά μηχάνημα. Μετά τη λήξη της προθεσμίας, η προστασία ανανεώνεται με νέα συνδρομή. Το κλειδί κρυπτογράφησης παραμένει στον πελάτη: πρέπει να φυλάσσεται για όσο διάστημα και το αρχείο.

Δείτε την προσφορά ΑΜΕΤΑΒΛΗΤΟ Ζητήστε προσφορά

Συχνές ερωτήσεις

Ισοδυναμούν τα αντίγραφα ασφαλείας μου άνω των δέκα ετών με λογιστική αρχειοθέτηση;

Στην πράξη, όχι. Ένας ελεγκτής περιμένει αναγνώσιμα έγγραφα που εντοπίζονται εύκολα, όχι μια εικόνα διακομιστή που θα έπρεπε να αναπαραχθεί με παλιό λογισμικό. Η αρχειοθέτηση απομονώνει τα σχετικά έγγραφα, σε αναγνώσιμη μορφή, σε μέσο που αποτρέπει την τροποποίησή τους.

Για πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσεται ένα τιμολόγιο;

Στη Γαλλία, τα λογιστικά δικαιολογητικά, μεταξύ των οποίων και τα τιμολόγια, φυλάσσονται για δέκα έτη από το κλείσιμο της χρήσης. Η φορολογική διοίκηση μπορεί να ελέγξει έως έξι έτη. Αυτές οι διάρκειες αφορούν το έγγραφο, όχι το καθημερινό αντίγραφο ασφαλείας του διακομιστή που το περιέχει.

Μπορεί η αρχειοθέτηση να γίνεται στην ίδια λύση με τα αντίγραφα ασφαλείας;

Ναι, με την προϋπόθεση ότι ο χώρος αρχειοθέτησης έχει δική του διάρκεια, διαφορετική από τον κύκλο εναλλαγής των αντιγράφων ασφαλείας, και ότι προστατεύεται από τροποποίηση και διαγραφή. Διαφορετικά, το αρχείο καταλήγει να διαγράφεται μαζί με τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας.

Για να μάθετε περισσότερα

Πηγές

Έγγραφα που εξετάστηκαν τον Οκτώβριο του 2026.

Ποιες είναι οι προθεσμίες διατήρησης εγγράφων για τις επιχειρήσεις; (στα γαλλικά) — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr (επίσημη γαλλική πύλη)
Ο φάκελος του ασθενούς (στα γαλλικά) — Εθνικό Συμβούλιο του Ιατρικού Συλλόγου της Γαλλίας
Οι διάρκειες διατήρησης των δεδομένων (στα γαλλικά) — CNIL
Αντίγραφα ασφαλείας πληροφοριακών συστημάτων – Τα βασικά (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 Νοεμβρίου 2025, στα γαλλικά) — ANSSI
Προσφορά ΑΜΕΤΑΒΛΗΤΟ: αποθήκευση WORM και τιμές — WeDoBack

Σχεδιάζετε ένα έργο αντιγράφων ασφαλείας, DRP ή BCP;

Πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην προστασία των επιχειρηματικών δεδομένων.

Ζητήστε προσφορά +33 9 72 50 78 28

Προστατέψτε τα δεδομένα σας με το WeDoBack

Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας εκτός εγκαταστάσεων, αμετάβλητη αποθήκευση, DRP και BCP: περιγράψτε μας τους διακομιστές σας και θα σας προτείνουμε τον κατάλληλο συνδυασμό.

Ζητήστε προσφορά Δείτε τις προσφορές και τις τιμές