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Backup informatico
Qual è la differenza tra backup e archiviazione?
Il backup serve a rimettere in funzione un sistema o a recuperare un file recente. L’archiviazione serve a conservare un documento, spesso per anni, nello stato in cui è stato fissato, per ragioni operative, contabili o legali. I due non hanno né la stessa durata né le stesse regole.
In sintesi
- Backup: da qualche giorno a qualche mese di cronologia, per riprendere il lavoro.
- Archiviazione: anni, su documenti specifici, che nessuno deve poter modificare.
- Esempi di termini (diritto francese): dieci anni per i documenti contabili, sei anni per i documenti fiscali, cinque anni per le buste paga.
- Il GDPR vieta di conservare tutto «per precauzione»: la durata dipende dalla finalità.
- Un vecchio backup di un server non è un archivio utilizzabile in caso di controllo.
Due domande, due durate
| Backup operativo | Archiviazione | |
|---|---|---|
| Domanda | Potrò lavorare di nuovo domani? | Potrò ritrovare questo documento tra cinque o dieci anni, senza modifiche? |
| Contenuto | Sistemi, database, file in uso, posta elettronica | Documenti definitivi: fatture, contratti, fascicoli, log |
| Durata tipica | Da qualche giorno a qualche mese | Anni, a volte stabiliti da una norma |
| Modifica | I punti più vecchi vengono sovrascritti quando il volume è pieno | Modifica e cancellazione sono impedite per la durata scelta |
| Ripristino | Frequente, a volte di un solo file | Raro, per un controllo, un contenzioso o un audit |
Mescolare i due nello stesso spazio porta a due fallimenti. Il backup operativo diventa troppo costoso se si conservano dieci anni di backup giornalieri. L’archivio diventa inutile se segue lo stesso ciclo dei backup notturni e viene eliminato.
L’ANSSI, l’agenzia nazionale francese per la cybersicurezza, esclude infatti dalla sua guida sul backup l’archiviazione a norma di legge, che richiede di garantire l’autenticità dei dati: sono due temi distinti.
L’archivio non è un vecchio backup
Un backup di un server del 2019 contiene un sistema operativo, le password dell’epoca e file temporanei. È pesante, difficile da consultare e include dati personali di cui il GDPR chiede di limitare la durata di conservazione. Un archivio di fatture PDF, con marca temporale e non modificabile, risponde a una verifica fiscale. Il backup del 2019 no.
L’archiviazione con valore probatorio aggiunge l’integrità: nessuno, nemmeno un amministratore, deve poter riscrivere il documento durante il periodo di conservazione. È il ruolo di uno storage a scrittura unica (WORM) o di un backup immutabile.
Le tre fasi dei dati personali
La CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, descrive il ciclo di vita di un dato personale in tre fasi:
- Base attiva: il dato serve al trattamento corrente e resta accessibile ai team interessati.
- Archiviazione intermedia: il dato non serve più allo scopo iniziale ma deve essere conservato per un obbligo legale o un possibile contenzioso. L’accesso è limitato a persone autorizzate, con una separazione fisica o logica.
- Archiviazione definitiva o cancellazione: solo alcune informazioni sono conservate senza limiti, per il loro valore storico; il resto viene cancellato.
Il backup operativo copre la base attiva. L’archiviazione intermedia richiede uno spazio separato, con una durata propria.
Cosa prevedono le norme: alcuni esempi dal diritto francese
Questi termini riguardano il documento, non il numero di notti di backup, e non sostituiscono una consulenza specifica per il vostro settore e il vostro Paese.
| Documento | Durata di conservazione | Decorrenza |
|---|---|---|
| Libri e documenti giustificativi contabili (articolo L123-22 del codice di commercio francese) | 10 anni | Chiusura dell’esercizio |
| Documenti fiscali (imposta sugli utili, IVA…) | 6 anni | Ultima operazione |
| Contratti e corrispondenza commerciale | 5 anni | Secondo il documento |
| Copia delle buste paga (datore di lavoro) | 5 anni | — |
| Cartella clinica in una struttura sanitaria (articolo R1112-7 del codice della sanità pubblica francese) | 20 anni | Ultimo ricovero o ultima visita |
Per la cartella clinica, l’Ordine dei medici francese precisa alcuni casi particolari: conservazione almeno fino al compimento dei 28 anni del paziente e dieci anni dopo un decesso avvenuto meno di dieci anni dopo l’ultimo accesso.
Per i dati personali, il GDPR impone una durata legata alla finalità. «Conservare tutto per precauzione» non è una base giuridica: la CNIL ricorda che i dati personali non possono essere conservati a tempo indeterminato.
Come decidere
- Elencare i documenti con valore probatorio e la relativa durata.
- Toglierli dal ciclo di backup giornaliero e collocarli su uno storage immutabile e cifrato, con una durata pari a quella dell’obbligo.
- Mantenere inoltre una cronologia breve (giorni, settimane, qualche mese) per guasti ed errori.
- Prevedere come leggere l’archivio tra dieci anni: formato dei file, software, chiave di cifratura. Un archivio illeggibile non è un archivio.
Con WeDoBack
L’offerta di backup (SMART o INTEGRAL) copre la cronologia operativa: la conservazione si regola in base al volume sottoscritto. L’offerta IMMUTABILE è uno storage WORM: i dati non possono essere né modificati né cancellati per la durata scelta, fino a dieci anni. Il prezzo di listino è di 20 € IVA esclusa per blocco di 100 GB al mese, più un agente per macchina. Alla scadenza, la protezione si rinnova con una nuova sottoscrizione. La chiave di cifratura resta al cliente: va conservata per tutta la durata dell’archivio.
Domande frequenti
I miei backup di oltre dieci anni valgono come archiviazione contabile?
In pratica, no. Un verificatore si aspetta documenti leggibili e reperibili, non un’immagine di server da rimontare con un software datato. L’archiviazione isola i documenti interessati, in un formato leggibile, su un supporto che ne impedisce la modifica.
Per quanto tempo conservare una fattura?
In Francia i documenti giustificativi contabili, fatture comprese, si conservano per dieci anni dalla chiusura dell’esercizio e l’amministrazione fiscale può effettuare controlli su sei anni; verificate i termini applicabili nel vostro Paese. Queste durate si applicano al documento, non al backup giornaliero del server che lo contiene.
Si può archiviare nella stessa soluzione usata per il backup?
Sì, a condizione che lo spazio di archiviazione abbia una durata propria, distinta dal ciclo di rotazione dei backup, e che sia protetto da modifica e cancellazione. Altrimenti l’archivio finisce eliminato insieme ai vecchi backup.
Per approfondire
Fonti
Documenti consultati a ottobre 2026.
- Quali sono i termini di conservazione dei documenti per le imprese? (in francese) — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr (portale dell’amministrazione francese)
- La cartella clinica del paziente (in francese) — Conseil national de l’Ordre des médecins (Ordine dei medici francese)
- Le durate di conservazione dei dati (in francese) — CNIL
- Backup dei sistemi informativi – I fondamentali (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 novembre 2025, in francese) — ANSSI
- Offerta IMMUTABILE: storage WORM e prezzi — WeDoBack
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