Varmuuskopioinnin ja tietosuojan asiantuntijanne!Tarpeisiinne räätälöity ratkaisu
Etusivu›Oppaat›Varmuuskopiointi
Varmuuskopiointi
Mikä ero on varmuuskopioinnilla ja arkistoinnilla?
Varmuuskopiolla saadaan järjestelmä takaisin toimintaan tai palautetaan tuore tiedosto. Arkistoinnilla säilytetään asiakirja, usein vuosia, siinä tilassa, johon se on lukittu, liiketoiminnallisesta, kirjanpidollisesta tai lakisääteisestä syystä. Niillä ei ole sama kesto eikä samat säännöt.
Tärkeimmät asiat
- Varmuuskopiointi: päivien tai muutaman kuukauden historia, jotta työt voidaan jatkaa.
- Arkistointi: vuosia, tarkasti rajatuille asiakirjoille, joita kukaan ei saa pystyä muuttamaan.
- Esimerkkejä säilytysajoista Ranskassa: kymmenen vuotta kirjanpitoaineistolle, kuusi vuotta veroasiakirjoille, viisi vuotta palkkalaskelmille.
- Tietosuoja-asetus (GDPR) kieltää säilyttämästä kaikkea ”varmuuden vuoksi”: säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen mukaan.
- Vanha palvelimen varmuuskopio ei ole tarkastuksessa käyttökelpoinen arkisto.
Kaksi kysymystä, kaksi kestoa
| Operatiivinen varmuuskopiointi | Arkistointi | |
|---|---|---|
| Kysymys | Voinko jatkaa töitä huomenna? | Löydänkö tämän asiakirjan muuttumattomana viiden tai kymmenen vuoden kuluttua? |
| Sisältö | Järjestelmät, tietokannat, käytössä olevat tiedostot, sähköposti | Lukitut asiakirjat: laskut, sopimukset, asiakirja-aineistot, lokit |
| Tyypillinen kesto | Päivistä muutamaan kuukauteen | Vuosia, joskus säädöksellä määrätty |
| Muuttaminen | Vanhimmat palautuspisteet korvataan, kun tila täyttyy | Muuttaminen ja poistaminen estetään valitun ajan |
| Palautus | Usein, joskus vain yksi tiedosto | Harvoin, tarkastusta, riita-asiaa tai auditointia varten |
Näiden yhdistäminen samaan tilaan johtaa kahteen epäonnistumiseen. Operatiivinen varmuuskopiointi tulee liian kalliiksi, jos päivittäisiä varmuuskopioita säilytetään kymmenen vuotta. Arkisto muuttuu hyödyttömäksi, jos se on samassa kierrossa kuin yölliset varmuuskopiot ja poistuu niiden mukana.
Ranskan kansallinen kyberturvallisuusvirasto ANSSI rajaakin varmuuskopiointioppaansa ulkopuolelle lakisääteisen arkistoinnin, joka edellyttää tietojen aitouden takaamista: kyse on kahdesta eri asiasta.
Arkisto ei ole vanha varmuuskopio
Vuodelta 2019 peräisin oleva palvelimen varmuuskopio sisältää käyttöjärjestelmän, sen ajan salasanat ja väliaikaistiedostoja. Se on raskas ja vaikea lukea, ja siinä on henkilötietoja, joiden säilytysaikaa tietosuoja-asetus edellyttää rajoittamaan. Aikaleimattu ja muuttumaton PDF-laskujen arkisto vastaa verotarkastuksen tarpeisiin. Vuoden 2019 varmuuskopio ei vastaa.
Todistusarvoinen arkistointi lisää eheyden: kukaan, ei edes ylläpitäjä, saa pystyä kirjoittamaan asiakirjaa uudelleen säilytysaikana. Tämä on kertakirjoitettavan tallennuksen (WORM) tai muuttumattoman varmuuskopion tehtävä.
Henkilötietojen kolme vaihetta
Ranskan tietosuojaviranomainen CNIL kuvaa henkilötiedon elinkaaren kolmessa vaiheessa:
- Aktiivinen tietokanta: tietoa käytetään tavanomaisessa käsittelyssä, ja se on asianomaisten tiimien saatavilla.
- Väliarkistointi: tietoa ei enää käytetä alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta se on säilytettävä lakisääteisen velvoitteen tai mahdollisen riita-asian vuoksi. Pääsy on rajattu valtuutetuille henkilöille fyysisellä tai loogisella erottelulla.
- Pysyvä arkistointi tai poistaminen: vain tietyt tiedot säilytetään rajattomasti niiden historiallisen arvon vuoksi; loput poistetaan.
Operatiivinen varmuuskopiointi kattaa aktiivisen tietokannan. Väliarkistointi kuuluu erilliseen tilaan, jolla on oma säilytysaikansa.
Mitä säädökset sanovat: esimerkkejä Ranskasta
Nämä ajat koskevat asiakirjaa, eivät sitä, montako yötä varmuuskopioita säilytetään. Ne eivät korvaa toimialalle sopivaa asiantuntijaneuvontaa.
| Asiakirja | Säilytysaika | Alkamishetki |
|---|---|---|
| Kirjanpito ja tositteet (Ranskan kauppalain L123-22 §) | 10 vuotta | Tilikauden päättyminen |
| Veroasiakirjat (tulovero, arvonlisävero…) | 6 vuotta | Viimeinen liiketapahtuma |
| Sopimukset ja kaupallinen kirjeenvaihto | 5 vuotta | Asiakirjasta riippuen |
| Palkkalaskelmien kopiot (työnantaja) | 5 vuotta | — |
| Potilasasiakirjat terveydenhuollon laitoksessa (Ranskan kansanterveyslain R1112-7 §) | 20 vuotta | Viimeinen hoitojakso tai käynti |
Potilasasiakirjojen osalta Ranskan lääkärijärjestö (Ordre des médecins) tarkentaa erityistapauksia: säilytys vähintään siihen asti, kun potilas täyttää 28 vuotta, ja kymmenen vuotta kuoleman jälkeen, jos kuolema tapahtui alle kymmenen vuotta viimeisen käynnin jälkeen.
Henkilötietojen osalta tietosuoja-asetus edellyttää käyttötarkoitukseen sidottua säilytysaikaa. ”Kaiken säilyttäminen varmuuden vuoksi” ei ole oikeusperuste: CNIL muistuttaa, että henkilötietoja ei saa säilyttää rajattomasti.
Näin päätätte
- Luetteloikaa todistusarvoiset asiakirjat ja niiden säilytysajat.
- Siirtäkää ne pois päivittäisestä varmuuskopiokierrosta muuttumattomaan, salattuun tallennustilaan, jonka säilytysaika vastaa velvoitetta.
- Säilyttäkää lisäksi lyhyt historia (päiviä, viikkoja, muutama kuukausi) vikojen ja virheiden varalta.
- Varmistakaa, miten arkisto luetaan kymmenen vuoden kuluttua: tiedostomuoto, ohjelmisto, salausavain. Lukukelvoton arkisto ei ole arkisto.
WeDoBackilla
Varmuuskopiointipalvelu (SMART tai INTEGRAL) palvelee operatiivista historiaa: säilytysaika säädetään tilatun kapasiteetin mukaan. MUUTTUMATON-palvelu on WORM-tallennusta: tietoja ei voi muuttaa eikä poistaa valitun säilytysajan kuluessa, enintään kymmenen vuoden ajan. Julkinen hinta on 20 € (alv 0 %) 100 Gt:n erältä kuukaudessa sekä agentti laitetta kohden. Määräajan päätyttyä suoja uusitaan uudella tilauksella. Salausavain pysyy asiakkaalla: se on säilytettävä yhtä kauan kuin arkisto.
Usein kysytyt kysymykset
Kelpaavatko yli kymmenen vuoden ikäiset varmuuskopioni kirjanpidon arkistoksi?
Käytännössä eivät. Tarkastaja odottaa luettavia ja löydettäviä asiakirjoja, ei palvelimen levykuvaa, joka pitäisi palauttaa vanhalla ohjelmistolla. Arkistointi erottaa asianomaiset asiakirjat luettavassa muodossa tallennusvälineelle, joka estää niiden muuttamisen.
Kuinka kauan lasku pitää säilyttää?
Ranskassa kirjanpidon tositteet, laskut mukaan lukien, säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Veroviranomainen voi tehdä tarkastuksen kuuden vuoden ajalta. Nämä ajat koskevat asiakirjaa, eivät sen sisältävän palvelimen päivittäistä varmuuskopiota.
Voiko arkistoinnin tehdä samalla ratkaisulla kuin varmuuskopioinnin?
Kyllä, kunhan arkistotilalla on oma, varmuuskopioiden kierrätyksestä erillinen säilytysaika ja se on suojattu muuttamiselta ja poistamiselta. Muuten arkisto poistuu lopulta vanhojen varmuuskopioiden mukana.
Lue lisää
Lähteet
Asiakirjat tarkistettu lokakuussa 2026.
- Yritysten asiakirjojen säilytysajat (ranskaksi) — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr (Ranskan julkishallinnon yrityspalvelu)
- Potilasasiakirjat (ranskaksi) — Ranskan lääkärijärjestön kansallinen neuvosto
- Tietojen säilytysajat (ranskaksi) — CNIL (Ranskan tietosuojaviranomainen)
- Tietojärjestelmien varmuuskopiointi – perusteet (ANSSI-BP-100, v1.1, 27.11.2025, ranskaksi) — ANSSI
- MUUTTUMATON-palvelu: WORM-tallennus ja hinnat — WeDoBack
Onko teillä varmuuskopiointi-, DRP- tai BCP-hanke?
Yli 20 vuoden kokemus yritysten tietojen suojaamisesta.
Pyytäkää tarjous+33 9 72 50 78 28Suojatkaa tietonne WeDoBackin avulla
Salattu ulkoinen varmuuskopiointi, muuttumaton tallennus, toipumissuunnitelma (DRP) ja jatkuvuussuunnitelma (BCP): kertokaa meille palvelimistanne, niin ehdotamme teille sopivan kokonaisuuden.