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Microsoft 365 y Google Workspace
Copia de seguridad de Gmail profesional
La copia de seguridad de Gmail profesional consiste en copiar cada buzón del dominio a un almacenamiento externo, al menos una vez al día, con la posibilidad de devolver un mensaje o una carpeta a una fecha elegida. Reenviar los correos a otro buzón, o confiar en la papelera, no proporciona ese historial.
Lo esencial
- Copiar mensajes, archivos adjuntos y etiquetas, tanto de los buzones personales como de los de grupo.
- Sin copia de seguridad, un mensaje eliminado desaparece tras 30 días de papelera + 25 días de restauración por el administrador.
- Google Chat no es correo electrónico: una herramienta «Gmail» no lo cubre necesariamente.
- El día de un ataque: revocar las sesiones y eliminar los filtros antes de restaurar.
Qué copiar
- Mensajes, conversaciones, archivos adjuntos y etiquetas. Las etiquetas son la organización real de muchos equipos: perderlas deja un buzón ilegible.
- Buzones personales y buzones de grupo (
facturation@,bonjour@). - Calendar y contactos si la actividad depende de ellos. No están «en Gmail» en sentido estricto, pero los usuarios los utilizan de forma conjunta.
- Borradores solo si tienen valor. Por lo general, no es el caso.
Las conversaciones y los espacios de Google Chat no son correos electrónicos. Una herramienta «Gmail» no los cubre necesariamente. Si esos intercambios tienen valor probatorio en su empresa, plantee la pregunta por separado.
Configuración
Frecuencia al menos diaria. Elíjala preguntándose cuánto costaría perder un día, una semana o un mes de datos: ante un ransomware, recuerda No More Ransom (Europol y sus socios), la copia de seguridad suele ser el único recurso. Retención de 30 a 90 días para el uso operativo. Acceso de la herramienta limitado y administrador protegido con un segundo factor. Copia no borrable durante el periodo en que un atacante también podría apuntar a la consola de copias de seguridad. Registro de errores revisado por alguien.
Primera exportación: larga, porque incluye todo el historial. Después, solo los mensajes nuevos. Vigile el volumen de los archivos adjuntos: unos pocos buzones con planos o fotos pesan más que cien buzones de texto.
Lista de comprobación para la puesta en marcha:
- Lista de buzones nominativos y de grupo.
- Acceso de la herramienta validado y cuenta de administrador con doble autenticación.
- Frecuencia y retención por escrito.
- Primera exportación terminada y verificada.
- Primera restauración de prueba en un buzón de control, con etiquetas.
Lo que Google permite sin copia de seguridad, y dónde termina
- Papelera. Un mensaje eliminado permanece 30 días en la papelera del usuario.
- Restauración por el administrador. Pasados esos 30 días, el administrador dispone de 25 días más para restaurar los mensajes desde la consola. Después, se eliminan de forma definitiva.
- Cuenta eliminada. El administrador puede restaurar un usuario hasta 20 días después de su eliminación. Después, Google indica que los datos han desaparecido.
- Vault. Si la edición lo incluye y se ha creado una regla antes de necesitarla, conserva mensajes para la búsqueda. Sus preguntas frecuentes precisan que no está diseñado como herramienta de copia de seguridad ni de archivo.
Ninguno de estos mecanismos es una biblioteca de versiones gestionada por usted, fuera del dominio y probada cada semestre.
El día en que se vacía un buzón
Revocar las sesiones, revisar los filtros y los reenvíos (un atacante suele añadirlos), elegir una fecha de copia anterior al vaciado, restaurar en un buzón de control y después volver a conectar al usuario. Si la eliminación es reciente (en la papelera, o purgada hace menos de 25 días), la restauración por el administrador de Google también puede recuperar los mensajes: compruébelo rápido. El paso a paso está en Un buzón de correo ha sido vaciado o atacado.
En WeDoBack
Gmail profesional forma parte del alcance de correo, calendarios y contactos de Google Workspace. Se cuenta un agente por dirección. El almacenamiento sigue el volumen real, en SMART (49,99 € sin IVA/TB/mes) o en INTEGRAL (de 100 € a 65 € sin IVA/TB/mes según el volumen), no una tarifa plana de «buzón ilimitado». Los mensajes salen cifrados, con la clave en poder del cliente, hacia servidores de copia de seguridad distintos del dominio de Google. La frecuencia elegida en la consola es el RPO. No se publica ningún plazo de restauración cifrado: depende del volumen del buzón y se mide con una prueba.
Preguntas frecuentes
Reenviar automáticamente los correos a otro buzón, ¿es una copia de seguridad?
No. El reenvío solo copia los mensajes nuevos, sin etiquetas ni historial por fechas. Además, duplica los datos personales en un buzón a menudo menos protegido. Y no permite volver al estado de un buzón anterior a un incidente.
¿Puede un administrador recuperar un correo eliminado hace dos meses?
No, solo con las herramientas de Google. Un mensaje permanece 30 días en la papelera y después el administrador dispone de 25 días más para restaurarlo. Más allá, hace falta una copia de seguridad, o una regla de Vault creada antes de la eliminación, que sirve para la búsqueda y no para retomar la actividad.
¿Con qué frecuencia hacer copia de seguridad de Gmail?
Al menos una vez al día. Más a menudo si el correo es el canal de pedidos. El intervalo entre dos copias corresponde al volumen de mensajes que usted aceptaría perder.
Para saber más
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- Restaurar el correo eliminado de forma permanente de un usuario — Ayuda de la consola de administración de Google Workspace
- Restaurar un usuario eliminado recientemente — Ayuda de la consola de administración de Google Workspace
- Preguntas frecuentes de Google Vault — Ayuda de Google Vault
- The No More Ransom Project — Europol y sus socios
- Ofertas y precios — WeDoBack
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