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Backup informático
Qual a diferença entre backup e arquivo?
O backup serve para repor um sistema em funcionamento ou para recuperar um ficheiro recente. O arquivo serve para conservar um documento, muitas vezes durante anos, no estado em que foi fixado, por uma razão de negócio, contabilística ou legal. Os dois não têm nem a mesma duração, nem as mesmas regras.
O essencial
- Backup: dias a alguns meses de histórico, para retomar o trabalho.
- Arquivo: anos, sobre documentos específicos, que ninguém deve poder modificar.
- Exemplos de prazos em França: dez anos para os documentos contabilísticos, seis anos para os documentos fiscais, cinco anos para os recibos de vencimento.
- O RGPD proíbe guardar tudo «por precaução»: o prazo segue a finalidade.
- Um backup antigo de servidor não é um arquivo utilizável numa inspeção.
Duas perguntas, dois prazos
| Backup operacional | Arquivo | |
|---|---|---|
| Pergunta | Posso voltar a trabalhar amanhã? | Consigo encontrar este documento daqui a cinco ou dez anos, sem alterações? |
| Conteúdo | Sistemas, bases de dados, ficheiros em uso, correio eletrónico | Documentos fixados: faturas, contratos, processos, registos |
| Duração típica | Dias a alguns meses | Anos, por vezes fixados por um diploma legal |
| Modificação | Os pontos mais antigos são substituídos quando o volume fica cheio | A modificação e a eliminação são impedidas durante o prazo escolhido |
| Restauro | Frequente, por vezes de um único ficheiro | Raro, para uma inspeção, um litígio ou uma auditoria |
Misturar os dois no mesmo espaço conduz a dois fracassos. O operacional torna-se demasiado caro se se guardarem dez anos de backups diários. O arquivo torna-se inútil se estiver no mesmo ciclo que os backups noturnos e for purgado.
A ANSSI, agência nacional francesa de cibersegurança, exclui aliás do seu guia sobre backup o arquivo legal, que exige garantir a autenticidade dos dados: são dois temas distintos.
O arquivo não é um backup antigo
Um backup de servidor datado de 2019 contém um sistema operativo, palavras-passe da época e ficheiros temporários. É pesado, difícil de ler e transporta dados pessoais cuja duração de conservação o RGPD exige que seja limitada. Um arquivo de faturas em PDF, com carimbo temporal e não modificável, responde a uma inspeção fiscal. O backup de 2019 não responde.
O arquivo com valor probatório acrescenta a integridade: ninguém, nem sequer um administrador, deve poder reescrever o documento durante o prazo de conservação. É o papel de um armazenamento de escrita única (WORM) ou de um backup imutável.
As três fases dos dados pessoais
A CNIL, autoridade francesa de proteção de dados, descreve o ciclo de vida de um dado pessoal em três fases:
- Base ativa: o dado serve o tratamento corrente e permanece acessível às equipas envolvidas.
- Arquivo intermédio: o dado já não serve o objetivo inicial, mas tem de ser guardado devido a uma obrigação legal ou a um eventual contencioso. O acesso está limitado a pessoas autorizadas, com uma separação física ou lógica.
- Arquivo definitivo ou eliminação: apenas certas informações são conservadas sem limite, pelo seu valor histórico; o resto é eliminado.
O backup operacional abrange a base ativa. O arquivo intermédio pertence a um espaço separado, com o seu próprio prazo.
O que dizem os textos, a título de exemplo
Estes prazos, aqui previstos pelo direito francês, dizem respeito ao documento, não ao número de noites de backup. Não dispensam um parecer adaptado ao setor e ao país.
| Documento | Prazo de conservação | Ponto de partida |
|---|---|---|
| Livros e documentos comprovativos contabilísticos (artigo L123-22 do Código Comercial francês) | 10 anos | Encerramento do exercício |
| Documentos fiscais (imposto sobre os lucros, IVA…) | 6 anos | Última operação |
| Contratos e correspondência comercial | 5 anos | Consoante o documento |
| Duplicado dos recibos de vencimento (entidade empregadora) | 5 anos | — |
| Processo clínico em estabelecimento de saúde (artigo R1112-7 do Código da Saúde Pública francês) | 20 anos | Último internamento ou última consulta |
Para o processo clínico, a Ordem dos Médicos francesa especifica casos particulares: conservação pelo menos até aos 28 anos do doente, e dez anos após um óbito ocorrido menos de dez anos depois da última passagem.
Para os dados pessoais, o RGPD impõe um prazo ligado à finalidade. «Guardar tudo por precaução» não é um fundamento jurídico: a CNIL recorda que os dados pessoais não podem ser conservados indefinidamente.
Como decidir
- Listar os documentos com valor probatório e o respetivo prazo.
- Retirá-los do ciclo de backup diário e colocá-los num armazenamento imutável, cifrado, cujo prazo corresponda ao da obrigação.
- Manter, paralelamente, um histórico curto (dias, semanas, alguns meses) para as avarias e os erros.
- Prever como ler o arquivo daqui a dez anos: formato de ficheiro, software, chave de cifragem. Um arquivo ilegível não é um arquivo.
Na WeDoBack
A oferta de backup (SMART ou INTEGRAL) serve o histórico operacional: a retenção ajusta-se consoante o volume contratado. A oferta IMUTÁVEL é um armazenamento WORM: os dados não podem ser modificados nem eliminados durante o prazo escolhido, até dez anos. O preço público é de 20 € sem IVA por cada 100 GB e por mês, mais um agente por máquina. Findo o prazo, a proteção renova-se através de uma nova subscrição. A chave de cifragem fica na posse do cliente: tem de ser conservada durante tanto tempo quanto o arquivo.
Perguntas frequentes
Os meus backups com mais de dez anos valem como arquivo contabilístico?
Na prática, não. Um inspetor espera documentos legíveis e localizáveis, não uma imagem de servidor que teria de ser reposta com um software antigo. O arquivo isola os documentos em causa, num formato legível, num suporte que impede a sua modificação.
Durante quanto tempo se deve guardar uma fatura?
Em França, os documentos comprovativos contabilísticos, incluindo as faturas, conservam-se durante dez anos a contar do encerramento do exercício. A administração fiscal pode fiscalizar seis anos. Estes prazos aplicam-se ao documento, não ao backup diário do servidor que o contém.
É possível arquivar na mesma solução que o backup?
Sim, desde que o espaço de arquivo tenha o seu próprio prazo, distinto do ciclo de rotação dos backups, e esteja protegido contra a modificação e a eliminação. Caso contrário, o arquivo acaba por ser purgado juntamente com os backups antigos.
Para saber mais
Fontes
Documentos consultados em outubro de 2026.
- Quais são os prazos de conservação dos documentos para as empresas? (em francês) — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr (administração francesa)
- O processo do doente (em francês) — Conselho Nacional da Ordem dos Médicos (França)
- Os prazos de conservação dos dados (em francês) — CNIL
- Backup dos sistemas de informação – Os fundamentos (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 de novembro de 2025, em francês) — ANSSI
- Oferta IMUTÁVEL: armazenamento WORM e preços — WeDoBack
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