Twój ekspert od kopii zapasowych i ochrony danych!Rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb
Strona główna›Poradniki›Microsoft 365 i Google Workspace
Microsoft 365 i Google Workspace
Czy trzeba tworzyć kopię zapasową Microsoft 365?
Tak, jeśli wiadomości lub pliki przechowywane w Microsoft 365 nie mogłyby zostać odtworzone po usunięciu, przejęciu konta lub zbyt krótkiej retencji. Dotyczy to niemal wszystkich MŚP, których poczta i foldery zespołów znajdują się w tej dzierżawie. Nie – tylko wtedy, gdy inny system już przechowuje pełną, przetestowaną kopię historyczną, co zdarza się rzadko.
Najważniejsze informacje
- Zabezpieczenia Microsoft działają przez dni lub tygodnie: od 14 do 30 dni dla trwale usuniętej wiadomości, 30 dni na przywrócenie usuniętego konta, 93 dni dla koszy SharePoint.
- Przejęte konto administratora może trwale wyczyścić skrzynki i witryny: redundancja powieli zniszczenia.
- Rezygnacja z kopii zapasowej części środowiska (dzierżawa testowa, lista dystrybucyjna) jest dopuszczalna, jeśli została spisana.
- Typowe ustawienie: kopia codzienna, przechowywana od 30 do 90 dni; okres ten należy uzasadnić w świetle RODO.
Sytuacje, w których brak kopii zapasowej się mści
- Pracownik usuwa folder, opróżnia kosz, a potrzeba dostępu wraca dwa miesiące później. Exchange Online przechowuje trwale usuniętą wiadomość domyślnie tylko przez 14 dni, maksymalnie przez 30.
- Konto administratora zostaje przejęte. Atakujący czyści skrzynki, ustawia przekazywanie poczty, usuwa witryny.
- Zasada retencji jest ustawiona zbyt agresywnie i usuwa więcej, niż zakładano.
- Konto pracownika, który odszedł, zostaje usunięte, a 30-dniowe okno, w którym Microsoft pozwala przywrócić je wraz ze skrzynką, mija.
- Ransomware szyfruje synchronizowane pliki (OneDrive, SharePoint przez komputer), a wersje plików już nie wystarczają.
W każdym z tych przypadków usługa Microsoft działa nadal. Brakuje natomiast danych biznesowych.
| Sytuacja | Wbudowane zabezpieczenie Microsoft | Po upływie tego terminu |
|---|---|---|
| Wiadomość trwale usunięta ze skrzynki | Domyślnie 14 dni, z możliwością wydłużenia do 30 | Utracona |
| Usunięte konto użytkownika | 30 dni | Konto i skrzynka utracone |
| Usunięty plik lub witryna SharePoint | 93 dni w koszach, następnie 14 dni przez pomoc techniczną | Utracone |
| Wyczyszczenie danych przez przejęte konto administratora | Brak poza powyższymi terminami | Utracone |
Sytuacje, w których można zrezygnować z kopii części danych
- Skrzynka listy dystrybucyjnej bez przydatnej historii.
- Zespoły Teams służące wyłącznie do rozmów, jeśli spisano, że te rozmowy nie stanowią pamięci firmy. Pliki muszą jednak pozostać objęte ochroną.
- Dzierżawa testowa.
Decyzja o rezygnacji z kopii zapasowej jest dopuszczalna, jeśli została spisana. „Zobaczymy” to nie decyzja.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby skrzynek, przechowywanego wolumenu oraz długości historii. Najczęstszym ustawieniem jest codzienna kopia przechowywana od 30 do 90 dni. Dłuższy okres uzasadnia potrzeba biznesowa, a nie obawa: skrzynki zawierają dane osobowe, a RODO zabrania ich bezterminowego przechowywania. Okres przechowywania ustala się według celu przetwarzania, a następnie dane są usuwane.
Porównanie z kosztem tygodnia nieodwracalnie utraconej poczty (klienci bez odpowiedzi, załączniki z umowami, wątki zamówień) ułatwia decyzję bardziej niż cena jednostkowa.
Czego nie kupować zamiast kopii zapasowej
Wyższa licencja Microsoft (np. E5) dodaje funkcje bezpieczeństwa i zgodności. Nie jest równoważna kopii poza dzierżawą. Natomiast płatna usługa Microsoft 365 Backup to prawdziwa kopia zapasowa Exchange Online, OneDrive i SharePoint, rozliczana według wolumenu; Microsoft zaznacza, że dane pozostają w jego środowisku Microsoft 365. Zaspokaja część potrzeb. Nie spełnia jednak oczekiwania, by kopia była u innego podmiotu, ani nie obejmuje serwerów spoza Microsoft 365. Porównanie znajdą Państwo w artykule Czy Microsoft 365 naprawdę zawiera kopię zapasową?.
W WeDoBack
Kopia zapasowa poczty, kalendarzy i kontaktów Microsoft 365 jest dostępna: jeden agent na adres plus terabajty wolumenu danych, w ofercie SMART (49,99 € netto/TB/mies., wsparcie rozliczane za interwencję) lub INTEGRAL (od 100 € do 65 € netto/TB/mies. w zależności od wolumenu, dwie godziny wsparcia miesięcznie). Zasada jest taka sama jak w przypadku serwera: kopia opuszcza środowisko źródłowe i pozostaje zaszyfrowana kluczem należącym do klienta. SharePoint i OneDrive również są objęte ochroną: jedna wycena może obejmować pocztę, pliki i serwery w ramach tej samej przestrzeni dyskowej.
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo Microsoft przechowuje konto pracownika, który odszedł z firmy?
Po usunięciu użytkownika administrator ma 30 dni na przywrócenie konta i jego danych, łącznie ze skrzynką pocztową. Po tym terminie konta i skrzynki nie da się już przywrócić tą drogą. O tym, co ma pozostać dostępne, należy więc zdecydować przed usunięciem: kopia zapasowa lub zachowanie danych w dzierżawie.
Jak długo przechowywać kopie zapasowe poczty?
Od trzydziestu do dziewięćdziesięciu dni – to wystarcza w przypadku większości błędów i włamań wykrytych z opóźnieniem. Dłuższy okres wymaga uzasadnienia. Skrzynki zawierają dane osobowe: RODO (art. 5) zabrania bezterminowego przechowywania informacji o osobach – okres przechowywania musi wynikać z celu przetwarzania, o czym przypominają organy ochrony danych (np. CNIL, francuski organ ochrony danych osobowych).
Czy Microsoft 365 Backup wystarczy?
To prawdziwa kopia zapasowa Exchange, OneDrive i SharePoint, płatna i przechowywana w chmurze Microsoft. Zaspokaja potrzebę cofnięcia zmian. Nie spełnia jednak oczekiwania, by kopia była u innego podmiotu, i nie obejmuje serwerów ani komputerów spoza Microsoft 365.
Więcej na ten temat
Źródła
Dokumenty sprawdzone w październiku 2026 r.
- Przywracanie użytkownika — Microsoft Learn
- Zmiana okresu przechowywania trwale usuniętych elementów w skrzynce Exchange Online — Microsoft Learn
- Usuwanie danych SharePoint w Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Omówienie Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Czy muszę ustalić okres przechowywania danych w swoim zbiorze? (w języku francuskim) — CNIL (francuski organ ochrony danych osobowych)
- Oferty i cennik — WeDoBack
Planują Państwo projekt kopii zapasowych, DRP lub BCP?
Ponad 20 lat doświadczenia w ochronie danych firmowych.
Poproś o wycenę+33 9 72 50 78 28Proszę chronić swoje dane z WeDoBack
Szyfrowana kopia zapasowa poza siedzibą firmy, niezmienna pamięć masowa, DRP i BCP: proszę opisać nam swoje serwery, a zaproponujemy właściwe połączenie rozwiązań.