Varmuuskopioinnin ja tietosuojan asiantuntijanne!Tarpeisiinne räätälöity ratkaisu
Etusivu›Oppaat›Microsoft 365 ja Google Workspace
Microsoft 365 ja Google Workspace
Pitääkö Google Workspace varmuuskopioida?
Kyllä, heti kun Gmailissa tai Drivessa on viestejä tai asiakirjoja, joita ette pystyisi luomaan uudelleen. Googlen konesalien kestävyys suojaa Googlen omilta vioilta. Se ei suojaa työntekijältä, järjestelmänvalvojalta tai hyökkääjältä, joka poistaa tietoja, salaa ne synkronoidun työaseman kautta tai vie ne ulos.
Tärkeimmät asiat
- Kun roskakorin 30 päivää ja järjestelmänvalvojan 25 päivän palautusaika ovat kuluneet, poistettu viesti tai tiedosto häviää lopullisesti.
- Poistetun tilin voi palauttaa vain 20 päivän ajan.
- Vault palvelee vaatimustenmukaisuutta; Google toteaa, ettei sitä ole suunniteltu varmuuskopiointityökaluksi.
- Vähimmäispäätös: Gmail (henkilökohtaiset ja ryhmien postilaatikot) sekä jaetut drivet.
Milloin vastaus on selvästi kyllä
- Verkkotunnuksen sähköposti on Googlella, ja sen kautta kulkee tilauksia, sopimusasiakirjoja tai asiakastietoja.
- Jaetut drivet toimivat käytännössä yrityksen tiedostopalvelimena.
- Järjestelmänvalvojan rooli on useammalla henkilöllä tai ulkoisella palveluntarjoajalla.
- Kukaan ei osaa tänään sanoa, miten kuusi viikkoa sitten kadonnut kansio palautettaisiin. Pelkillä Googlen työkaluilla se ei ole enää mahdollista roskakorin 30 päivän ja järjestelmänvalvojan 25 päivän palautusajan jälkeen.
Milloin kattavuutta voi rajata
- Testitilit tai jakelulistat, joiden arkistolla ei ole arvoa: ne rajataan pois kirjallisesti.
- Liiketoimintajärjestelmä on jo tietojen ensisijainen lähde, ja Googlea käytetään vain luonnoksiin: varmuuskopioidaan liiketoimintajärjestelmä ja hyväksytään luonnosten menetys.
- Vault on käytössä tiettyä oikeusriitaa varten: se pidetään tähän käyttöön, ja varmuuskopioidaan silti, jos halutaan kopio verkkotunnuksen ulkopuolelle. Ne eivät korvaa toisiaan.
Mitä verrataan
Verkkotunnuksen ulkopuolisen päivittäisen kopion kustannus yhdestä kolmeen kuukauden ajalta verrattuna siihen, mitä maksaa viikko tyhjän contact@-postilaatikon kanssa tai toimiston, tilitoimiston tai verstaan jaetun driven tyhjentyminen. Jälkimmäinen kustannus on lähes aina suurempi, ja se osuu perjantaille.
| Työkalu | Mitä se tarjoaa | Mitä se ei tarjoa |
|---|---|---|
| Roskakori (30 päivää), sitten järjestelmänvalvojan palautus (25 päivää) | Tuoreen poiston peruminen | Kaksi kuukautta sitten kadonnut kansio |
| Tilin palautus (20 päivää) | Tilin poiston peruminen | Kuukausi sitten poistettu tili |
| Google Vault | Säilytys ja haku oikeusriitaa varten | Varmuuskopio: Google toteaa, ettei sitä ole suunniteltu siihen |
| Verkkotunnuksen ulkopuolinen varmuuskopio | Palautus valittuun ajankohtaan, toisen vastuutahon hallussa | eDiscovery-vaatimustenmukaisuus |
Kalliimman Workspace-version hankkiminen ”Vaultin saamiseksi” parantaa vaatimustenmukaisuutta. Se ei kuitenkaan luo vapaata, tiettyyn ajankohtaan sidottua palautusta kolmannen osapuolen luona.
Vähimmäispäätös
Jos teette vain yhden asian: varmuuskopioikaa Gmail (henkilökohtaiset ja ryhmien postilaatikot) sekä jaetut drivet. Kunkin työntekijän Oma Drive tulee seuraavaksi, erityisesti niiden osalta, jotka eivät käytä jaettuja driveja vaan säilyttävät kaiken omassa kansiossaan. Määrittäkää myös säilytysaika: tietosuoja-asetus kieltää säilyttämästä henkilötietoja määrittelemättömän ajan.
WeDoBackilla
Molemmat päätökset, ”varmuuskopioidaan Gmail, Kalenteri ja Yhteystiedot” sekä ”varmuuskopioidaan Drive”, toteutetaan WeDoBackilla: yksi agentti osoitetta kohden, SMART– tai INTEGRAL-tallennustila, salattu kopio Googlen ulkopuolella ja salausavain asiakkaan hallussa. Palveluntarjoajasta riippumatta pyytäkää kirjaamaan tarjoukseen katettujen palvelujen ja drivejen luettelo: juuri sen tarkistatte ensimmäisessä palautustestissä.
Usein kysytyt kysymykset
Tietomme ovat Googlella – eivätkö ne ole jo varmuuskopioituja?
Ne on tallennettu useaan kertaan: Googlen laitevika ei hävitä niitä. Mutta käyttäjän tai järjestelmänvalvojan tekemä poisto monistuu myös. Kun roskakorin 30 päivää ja järjestelmänvalvojan 25 päivän palautusaika ovat kuluneet, Google poistaa kohteen lopullisesti.
Riittääkö Vaultin sisältävä versio?
Vaatimustenmukaisuuden kannalta Vault on hyödyllinen. Työn jatkamiseen se ei riitä: Google Vaultin usein kysytyissä kysymyksissä todetaan, ettei sitä ole suunniteltu varmuuskopiointi- tai arkistointityökaluksi. Monet yritykset tarvitsevat molempia.
Kuinka kauan Google Workspacen varmuuskopio kannattaa säilyttää?
Yhdestä kolmeen kuukautta kattaa useimmat virheet ja myöhään havaitut tietomurrot. Pidempi säilytys edellyttää liiketoiminnallista tai lakisääteistä perustetta. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 5 artikla) kieltää säilyttämästä henkilötietoja määrittelemättömän ajan, kuten tietosuojaviranomaiset muistuttavat (esimerkiksi CNIL Ranskassa), ja sähköpostilaatikot ovat täynnä henkilötietoja.
Lue lisää
Lähteet
Asiakirjat tarkistettu lokakuussa 2026.
- Google Vault FAQ — Google Vault -ohjeet
- Restore a user’s permanently deleted email — Google Workspace Admin -ohjeet
- Recover deleted files and folders for Drive users — Google Workspace Admin -ohjeet
- Restore a recently deleted user — Google Workspace Admin -ohjeet
- Onko tiedoston tietojen säilytysaika määritettävä? (ranskaksi) — CNIL (Ranskan tietosuojaviranomainen)
Onko teillä varmuuskopiointi-, DRP- tai BCP-hanke?
Yli 20 vuoden kokemus yritysten tietojen suojaamisesta.
Pyytäkää tarjous+33 9 72 50 78 28Suojatkaa tietonne WeDoBackin avulla
Salattu ulkoinen varmuuskopiointi, muuttumaton tallennus, toipumissuunnitelma (DRP) ja jatkuvuussuunnitelma (BCP): kertokaa meille palvelimistanne, niin ehdotamme teille sopivan kokonaisuuden.