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Microsoft 365 e Google Workspace
Serve un backup di Microsoft 365?
Sì, se i messaggi o i file presenti in Microsoft 365 non potrebbero essere ricostruiti dopo un’eliminazione, un account compromesso o una conservazione troppo breve. È il caso di quasi tutte le PMI la cui posta e le cui cartelle di team si trovano in questo tenant. No, solo se un altro sistema detiene già una copia storica completa e testata, il che è raro.
In sintesi
- Le reti di sicurezza di Microsoft durano giorni o settimane: da 14 a 30 giorni per un messaggio eliminato definitivamente, 30 giorni per ripristinare un account eliminato, 93 giorni per i cestini di SharePoint.
- Un account amministratore violato può eliminare caselle e siti: la ridondanza replica la distruzione.
- Non eseguire il backup di una parte (tenant di test, lista di distribuzione) è accettabile se è messo per iscritto.
- Configurazione tipica: copia giornaliera, conservata da 30 a 90 giorni, durata da giustificare alla luce del GDPR.
I casi in cui l’assenza di backup si paga
- Un dipendente elimina una cartella, svuota il cestino, e l’esigenza si ripresenta due mesi dopo. Exchange Online conserva un messaggio eliminato definitivamente solo 14 giorni per impostazione predefinita, 30 al massimo.
- Un account amministratore viene violato. L’attaccante elimina caselle, imposta inoltri, cancella siti.
- Un criterio di conservazione è configurato in modo troppo aggressivo e cancella più del previsto.
- Si elimina l’account di un dipendente che ha lasciato l’azienda e si supera la finestra di 30 giorni durante la quale Microsoft consente di ripristinarlo con la sua casella.
- Un ransomware cifra i file sincronizzati (OneDrive, SharePoint tramite la postazione) e le versioni non bastano più.
In ciascuno di questi casi, Microsoft mantiene attivo il servizio. Sono i dati aziendali a mancare.
| Situazione | Rete di sicurezza Microsoft inclusa | Dopo questo termine |
|---|---|---|
| Messaggio eliminato definitivamente dalla casella | 14 giorni per impostazione predefinita, configurabile fino a 30 | Perso |
| Account utente eliminato | 30 giorni | Account e casella persi |
| File o sito SharePoint eliminato | 93 giorni di cestini, poi 14 giorni tramite il supporto | Perso |
| Eliminazione da parte di un amministratore compromesso | Nessuna oltre i termini indicati sopra | Perso |
I casi in cui si può decidere di non eseguire il backup di una parte
- Una casella di lista di distribuzione senza uno storico utile.
- Team di Teams puramente conversazionali, se si è messo per iscritto che questi scambi non costituiscono una memoria dell’azienda. A condizione, però, che i file siano coperti.
- Un tenant di test.
Decidere di non eseguire il backup è accettabile se è messo per iscritto. «Si vedrà» non è una decisione.
Quanto costa farlo
Il prezzo dipende dal numero di caselle e dal volume conservato, oltre che dalla durata dello storico. Un backup giornaliero su 30-90 giorni è la configurazione più comune. Andare oltre si giustifica con un’esigenza aziendale, non per timore: le caselle contengono dati personali e il GDPR vieta di conservarli indefinitamente. La durata si stabilisce in base alla finalità, poi i dati vengono eliminati.
Confrontarlo con il costo di una settimana di posta irrecuperabile (clienti senza risposta, allegati contrattuali, thread di ordini) rende la scelta più semplice del prezzo unitario.
Cosa non acquistare al suo posto
Una licenza Microsoft superiore (E5, ad esempio) aggiunge sicurezza e conformità. Non equivale a una copia fuori dal tenant. L’offerta a pagamento Microsoft 365 Backup, invece, è un vero backup di Exchange Online, OneDrive e SharePoint, fatturato in base al volume, i cui dati, come precisa Microsoft, restano all’interno del suo perimetro Microsoft 365. Risponde a una parte dell’esigenza. Non risponde al desiderio di una copia presso un altro responsabile, né al backup dei server che non si trovano in Microsoft 365. Il confronto è in Microsoft 365 include davvero un backup?.
Con WeDoBack
Il backup di email, calendari e contatti di Microsoft 365 è previsto: un agente per indirizzo, più i terabyte del volume, con l’offerta SMART (49,99 € IVA esclusa/TB/mese, assistenza fatturata a intervento) o INTEGRAL (da 100 € a 65 € IVA esclusa/TB/mese in base al volume, due ore di assistenza al mese). È lo stesso principio applicato a un server: la copia lascia l’ambiente di origine e resta cifrata con una chiave detenuta dal cliente. Sono coperti anche SharePoint e OneDrive: un preventivo può riunire email, file e server nello stesso volume di storage.
Domande frequenti
Per quanto tempo Microsoft conserva l’account di un dipendente che ha lasciato l’azienda?
Dopo l’eliminazione di un utente, l’amministratore ha 30 giorni per ripristinare l’account e i relativi dati, casella di posta compresa. Trascorso questo termine, l’account e la sua casella non sono più ripristinabili per questa via. Ciò che deve restare consultabile va quindi deciso prima dell’eliminazione: backup o conservazione nel tenant.
Per quanto tempo conservare i backup della posta?
Da trenta a novanta giorni coprono la maggior parte degli errori e delle compromissioni scoperte in ritardo. Oltre, serve una motivazione. Le caselle contengono dati personali: il GDPR (articolo 5) vieta di conservare indefinitamente informazioni sulle persone: la durata deve seguire la finalità, come ricordano le autorità per la protezione dei dati (ad esempio la CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati).
Microsoft 365 Backup è sufficiente?
È un vero backup di Exchange, OneDrive e SharePoint, a pagamento e ospitato nel cloud Microsoft. Risponde all’esigenza di tornare indietro. Non risponde al desiderio di una copia presso un altro responsabile, né ai server e alle postazioni al di fuori di Microsoft 365.
Per approfondire
Fonti
Documenti consultati a ottobre 2026.
- Restore a user — Microsoft Learn
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- SharePoint data deletion in Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Overview of Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Devo fissare una durata di conservazione dei dati nel mio archivio? — CNIL (autorità francese per la protezione dei dati)
- Offerte e prezzi — WeDoBack
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