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Microsoft 365 e Google Workspace
Serve un backup di Google Workspace?
Sì, non appena Gmail o Drive contengono scambi o documenti che non sapreste ricreare. La solidità dei data center di Google protegge dai guasti di Google. Non protegge da un dipendente, da un amministratore o da un pirata informatico che cancella, cifra tramite una postazione sincronizzata o esfiltra i dati.
In sintesi
- Oltre i 30 giorni di cestino e i 25 giorni di ripristino da parte dell’amministratore, un’email o un file eliminato viene cancellato definitivamente.
- Un account eliminato è ripristinabile solo per 20 giorni.
- Vault serve alla conformità; Google precisa che non è progettato come strumento di backup.
- Decisione minima: Gmail (utenti e caselle di gruppo) e drive condivisi.
Quando la risposta è chiaramente sì
- La posta del dominio è su Google e vi transitano ordini, documenti contrattuali o pratiche dei clienti.
- I drive condivisi sono di fatto il file server aziendale.
- Più persone hanno il ruolo di amministratore, oppure lo ha un fornitore esterno.
- Nessuno saprebbe dire, oggi, come recuperare una cartella scomparsa sei settimane fa. Con i soli strumenti di Google, oltre i 30 giorni di cestino e i 25 giorni di ripristino da parte dell’amministratore, non è più possibile.
Quando si può restringere il perimetro
- Account di test o liste senza un archivio utile: si escludono per iscritto.
- Un applicativo gestionale che è già la fonte dei dati, con Google usato solo per le bozze: si esegue il backup dell’applicativo e si accetta la perdita delle bozze.
- Vault è attivato per un contenzioso specifico: lo si mantiene per quell’uso e si esegue comunque il backup se si vuole una copia fuori dal dominio. Le due cose non si escludono.
Che cosa si confronta
Il costo di una copia giornaliera fuori dal dominio, per uno-tre mesi, contro il costo di una settimana con la casella contact@ vuota o con il drive condiviso dello studio, dell’ufficio o del laboratorio cancellato. Il secondo costo è quasi sempre più alto, e si presenta di venerdì.
| Strumento | Che cosa offre | Che cosa non offre |
|---|---|---|
| Cestino (30 giorni) poi ripristino da parte dell’amministratore (25 giorni) | Recuperare una cancellazione recente | Una cartella persa da due mesi |
| Ripristino dell’account (20 giorni) | Annullare l’eliminazione di un account | Un account eliminato un mese fa |
| Google Vault | Conservare e ricercare per un contenzioso | Un backup: Google precisa che non è progettato per questo |
| Backup fuori dal dominio | Ripristinare a una data scelta, presso un altro responsabile | La conformità eDiscovery |
Passare a un’edizione di Workspace più costosa per « avere Vault » migliora la conformità. Non crea un ripristino libero, datato, presso un terzo.
Decisione minima
Se fate una sola cosa: eseguite il backup di Gmail (utenti e caselle di gruppo) e dei drive condivisi. Il Mio Drive di ciascun dipendente viene dopo, soprattutto per chi non usa i drive condivisi e tiene tutto nel proprio spazio. Stabilite anche la durata di conservazione: il GDPR vieta di conservare indefinitamente i dati personali.
Con WeDoBack
Le due decisioni, « eseguire il backup di Gmail, Calendar e Contatti » ed « eseguire il backup di Drive », si realizzano con WeDoBack: un agente per indirizzo, storage SMART o INTEGRAL, copia cifrata fuori da Google, chiave detenuta dal cliente. Qualunque sia il fornitore, fate indicare nel preventivo l’elenco dei servizi e dei drive coperti: è quello che verificherete al primo test di ripristino.
Domande frequenti
I nostri dati sono presso Google: non sono già sottoposti a backup?
Sono ridondati: un guasto hardware presso Google non li fa sparire. Ma anche una cancellazione eseguita da un utente o da un amministratore viene replicata. Dopo 30 giorni di cestino e 25 giorni di ripristino da parte dell’amministratore, Google elimina definitivamente l’elemento.
Basta un’edizione che include Vault?
Per la conformità, Vault è utile. Per riprendere il lavoro, no: le FAQ di Google Vault indicano che non è progettato per essere uno strumento di backup o di archiviazione. Molte aziende hanno bisogno di entrambi.
Per quanto tempo conservare un backup di Google Workspace?
Da uno a tre mesi coprono la maggior parte degli errori e delle compromissioni scoperte in ritardo. Oltre, serve una motivazione aziendale o legale. Il GDPR (articolo 5) vieta di conservare indefinitamente i dati personali, come ricordano le autorità di protezione dei dati (ad esempio la CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati), e le caselle di posta ne sono piene.
Per approfondire
Fonti
Documenti consultati a ottobre 2026.
- Google Vault FAQ — Guida di Google Vault
- Restore a user’s permanently deleted email — Guida per amministratori di Google Workspace
- Recover deleted files and folders for Drive users — Guida per amministratori di Google Workspace
- Restore a recently deleted user — Guida per amministratori di Google Workspace
- Devo stabilire una durata di conservazione dei dati nel mio archivio? — CNIL (autorità francese per la protezione dei dati)
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